Lorsque vous créez une entreprise dans AutoEntry, quatre adresses courriel vous sont attribuées, une pour chaque dossier :
Achats
Relevés des fournisseurs
Ventes
Notes de frais
Ces quatres adresses sont basées sur le nom de l'entreprise, mais vous pouvez les modifier au besoin.
📎REMARQUE : Les relevés bancaires ne peuvent pas être téléversés par courriel.
Où trouver vos adresses de téléversement
Depuis la page d'accueil de votre entreprise, cliquez sur Paramètres de l'entreprise.
Cliquez sur Boîtes aux lettres.
Vous y trouverez l'adresse pour chaque dossier correspondant.
📌ASTUCE : Cliquez sur Copier pour facilement copier les adresses et les coller dans un courriel.
Modifier l'adresse de courriel de téléversement
Si vous devez changer une adresse de courriel que vous utilisez pour téléverser des documents via courriel :
Allez dans vos paramètres de boîtes aux lettres.
Modifiez l'adresse courriel concernée.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Désormais, les documents envoyés à cette adresse se téléverseront dans le dossier approprié (par exemple, Achats).
Traitement des pièces jointes de courriel comme éléments uniques
Dans les paramètres de l’entreprise, dans la section Boîtes aux lettres, vous pouvez activer la fonctionnalité pour que chaque pièce jointe de courriel soit traitée comme un élément unique.
Lorsque l’option est activée, AutoEntry n'évalue pas les fichiers attachés dans le courriel et traite uniquement la première page de ce fichier. Les pages supplémentaires du fichier ne sont pas extraites mais restent comme partie de la page traitée pour référence.
📌ASTUCE : Cette fonction est utile, par exemple, pour soumettre une facture de type Dépense où la réclamation se trouve sur la première page, et les reçus justificatifs dans les pages suivantes.
AutoEntry n'extraira pas les données des reçus, mais les conservera avec la page principale.
Notes supplémentaires
Lorsque vous téléversez un document via courriel, AutoEntry extrait uniquement les données si elles sont dans le corps du courriel ou dans une pièce jointe. Aucune donnée ne peut être extraite d’un fichier contenu dans un lien hypertexte se trouvant dans le corps du courriel.
La taille maximale totale du courriel est de 30 Mo lors de l'utilisation de la fonctionnalité de courriel. Le nombre de fichiers joints est illimité tant que la limite de 30 Mo n'est pas atteinte en tout.
AutoEntry est programmé pour ignorer automatiquement les signatures contenues dans les courriels transférés lors du téléversement. Cependant, si la signature contient une image de plus de 20 Ko, le système tentera automatiquement de l'extraire.
📌ASTUCE : Transférez les documents sans signature, ou assurez-vous que les images font moins de 20 Ko.