La gestion des fichiers est une option qui implique le stockage des Documents.Les documents téléchargés ne sont pas envoyés automatiquement pour traitement, mais vous pouvez soumettre n’importe quel document pour traitement et extraction à tout moment.

Cela le rend très efficace car les clients, par exemple, ou tout utilisateur peuvent télécharger des documents qui peuvent ensuite être envoyés individuellement pour traitement selon les besoins, sans donner au client un accès spécifique au dossier des achats dans AutoEntry.

Il n’y a actuellement aucun frais ni limite de stockage pour le téléchargement et le stockage de documents dans la gestion des fichiers. Cependant, en cas d’abus du système avec un stockage excessif, AutoEntry se réserve le droit de réévaluer les limites de stockage ou les frais à l’avenir. Lorsque des documents sont soumis pour traitement, les frais normaux pour ce type de document s’appliquent.

Cet article détaillera les points suivants :

Les fichiers et documents peuvent être téléchargés dans la gestion des fichiers comme d’habitude en utilisant le bouton de téléverser en haut à droite du dossier montré ci-dessous. Vous pouvez également déplacer des documents d’un dossier à un autre si nécessaire ; les étapes pour ce faire seront décrites plus loin dans cet article sous le titre “Gestion de vos documents”.

Lors du téléchargement de documents, le type de fichier (relevé bancaire, facture d’achat, relevé de fournisseur, etc.) peut être sélectionné à l’aide d’un menu déroulant avant et après la fin du téléchargement. Cela signifie que si vous décidez de soumettre ce fichier pour traitement et extraction plus tard, le type de fichier indiquera dans quel dossier le fichier sera envoyé dans AutoEntry.

Par exemple, un relevé bancaire sera traité via le dossier des relevés bancaires, ou une note de crédit de vente sera traitée via le dossier des ventes, etc. Une fois l’extraction et la vérification terminées, les fichiers seront dans leurs boîtes de réception respectives, prêts et en attente pour vous.

Après avoir sélectionné le type de fichier, il vous suffit de glisser-déposer ou de parcourir votre PC pour trouver les fichiers que vous souhaitez télécharger. Les types d’extensions de fichiers acceptés pour le téléchargement sont les suivants : JPG, JPEG, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TIF et TIFF.

Une fois le téléchargement terminé, une coche verte apparaîtra à côté de chaque fichier et la fenêtre de téléchargement pourra être fermée avec le « X » en haut à droite.

Il y a 4 sections par défaut configurées pour vous, permettant un accès rapide aux documents dans ces sections spécifiques :

Le Dossier Racine est essentiellement le dossier principal dans le système de gestion des fichiers. Après avoir cliqué sur le Dossier Racine, vous verrez des boutons pour créer un dossier et télécharger des documents (dans le dossier où vous vous trouvez) en haut à droite.

Pour créer un dossier, cliquez simplement sur + Nouveau Dossier et donnez un nom au dossier. Vous pouvez également créer des sous-dossiers à l’intérieur d’un dossier si nécessaire. La barre de navigation en haut à gauche vous montrera le répertoire du dossier dans lequel vous vous trouvez, et vous pouvez cliquer sur n’importe lequel des noms de dossier pour accéder directement à ce dossier. Dans cet exemple, nous avons créé un dossier appelé Téléchargements et un sous-dossier appelé Factures de Vente que nous consultons actuellement.

Tous les documents individuels téléchargés dans le Dossier Racine seront listés en dessous de tous les dossiers créés.

Une fois téléchargés, les documents apparaîtront immédiatement dans ce dossier en affichant :

Tout document ou dossier supprimé dans la gestion des fichiers ira dans la Corbeille. Si un fichier a été supprimé par erreur, il peut être récupéré ici et restauré dans son dossier d’origine.

Pour supprimer un fichier de manière permanente, utilisez les cases à cocher pour sélectionner les fichiers, puis cliquez sur le bouton Actions pour sélectionner supprimer.

Note : Une fois qu’un fichier est supprimé de la Corbeille, il ne peut plus être récupéré - il est immédiatement supprimé de la base de données d’AutoEntry. Si nécessaire, les documents devront être téléchargés à nouveau sur AutoEntry. Les documents soumis ou en cours de traitement ne peuvent pas être supprimés tant que l’extraction n’est pas prête et dans votre boîte de réception.

De nouveaux dossiers peuvent être rapidement créés dans les 4 sections principales de la gestion des fichiers à tout moment. Il est recommandé de conserver tous les dossiers créés dans le dossier racine. Les flux bancaires et fournisseurs sont spécifiquement réservés à ces fonctions.

Après avoir cliqué dans le dossier racine, cliquez simplement sur le bouton + Nouveau dossier en haut à droite.

Dans la fenêtre contextuelle suivante, entrez simplement le nom du dossier que vous souhaitez créer et cliquez sur Créer un dossier.

Vous pouvez créer autant de dossiers ou de sous-dossiers que nécessaire. Il n’y a pas de limite au nombre de dossiers que vous pouvez créer.

Dans chaque dossier, vous avez la possibilité de gérer vos dossiers et documents en utilisant les cases à cocher sur le côté gauche. La case à cocher principale en haut à gauche vous permet de tout cocher ou décocher.

Une fois que vous avez sélectionné vos documents/dossiers, le bouton Actions vous permet de :

Lors du déplacement d’un fichier, la fenêtre suivante s’ouvrira :

AutoEntry déplacera par défaut les documents au sein de la même entreprise, mais si vous devez déplacer des documents vers une autre entreprise, utilisez simplement le menu déroulant en haut à droite pour sélectionner une autre entreprise vers laquelle les déplacer.

Dans la moitié inférieure de la fenêtre, vous pouvez sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les documents ou, si nécessaire, créer un nouveau dossier pour ces documents en sélectionnant l’option + Nouveau Dossier. La barre de navigation affichera le dossier vers lequel vous déplacez les fichiers.