Après avoir envoyé une facture électronique de vente depuis l'onglet Téléchargée, celle-ci apparaît alors dans l'onglet Factures électroniques envoyées dans AutoEntry.
CYCLE
La facture est transmise via la Plateforme Agrée auprès du client et le statut changera au cours des différentes phases du cycle.
Soumise (>
Déposée)Emise par la plateforme
Reçue par la plateforme
Mise à disposition de l'acheteur
Reçue
Prise en charge
Validée par l'acheteur
Paiement envoyé
Paiement reçu
Reportée (>
Suspendue)Contestée> en litige
Refusée par l'acheteur
ACTIONS APRES ENVOI
Une fois reçue et consultée par le client, celui-ci validera, contestera ou refusera la facture.
Les actions disponibles dépendront alors du statut.
Lecture seule : Voir et Télécharger le fichier
Consultez la progression de la transmission jusqu'à la révision du client. Durant les premières phases du cycle, seules les options pour Voir la facture ou Télécharger le fichier UBL seront disponible.
Emise ... > Mise à disposition > Prise en charge > Validée par l'acheteur.
Factures validées et paiement
Une fois la facture approuvée/validée par l'acheteur aucune action n'est encore disponible jusqu'à l'envoi du réglement.
Une fois le statut paiement envoyé transmis par le client, l'option pour Enregistrer le paiement reçu (encaissement) sera disponible.
Cliquez sur Action > Paiement reçu.
Confirmez.
Le statut affichera alors "Paiement reçu".
Le cycle de la facturation électronique est achevé.
Factures reportées (suspendues)
Si le client suspend la facture, aucune action n'est alors possible. Attendez que le client valide ou refuse.
Factures contestées
Si le client conteste la facture, seule l'action Voir la facture est disponible dans le menu Action.
Cliquez sur Voir la facture et cliquez sur En savoir plus pour consulter plus de détails.
Le motif et la résolution proposée s'affichera.
En fonction du scénario, il sera nécessaire de créer une nouvelle facture ou avoir.
Créer un avoir
Créer une facture corrective
En fonction du scénario, le client devra ensuite valider ou refuser la facture originale.
Factures refusées
Si la facture est refusée, seule l'action Archiver est disponible.
Fichier UBL
Un fichier UBL (Universal Business Language) est une facture électronique structurée au format XML utilisée par les logiciels comptables.
Le fichier UBL est disponible dans le menu Action au niveau de la facture électronique, tout le long du cycle une fois envoyée.
Modifications
Une fois la facture envoyée, certains champs (Contact, Date, Montant, etc.) ne sont plus modifiables et seront grisés.
Le message suivant apparaît dans la facture. "Certains champs sont en lecture seule, car cette facture électronique a été envoyée".
Par contre, les champs catégories, journal et comptes de TVA sont eux modifiables. Ces champs sont utilisés au sein de AutoEntry uniquement et permettent de publier vers Génération Expert. Après toute modification de ces champs, les statuts "Nouveau > Modifiée" apparaissent dans la colonne Statut.
Une fois la facture acceptée (comptes non intégrés) ou publiée (comptes intégrés avec GE), il n'est plus possible de modifier les champs. Il est possible d'annuler la publication ou annuler l'acceptation.
ETAPES SUIVANTES
Publier / Accepter / Archiver
Une fois le cycle de facturation électronique terminé, il reste encore a finir le traitement en interne au sein de AutoEntry.
Une fois le statut enregistré comme "paiement reçu", il est alors possible de publier / accepter la facture et / ou l'archiver.
📎REMARQUE : Si le compte n'est pas intégré avec Génération Expert, l'option Accepter remplacera l'option Publier.
OPTIONS PAR STATUT
Onglet Factures électroniques envoyées
STATUT | ACTIONS | MESSAGES |
> |
| La facture est transmise sur la plateforme agrée du fournisseur.
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| La facture est transmise depuis la plateforme agrée du fournisseur vers la plateforme du destinataire (client). |
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| La facture a été reçue sur la plateforme du destinataire. |
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| La facture a été mise à disposition du destinataire.
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| L’acheteur a reçu la facture électronique.
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| L’acheteur a validé cette facture. |
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| Le flux de transfert bancaire a été envoyé au fournisseur ou le flux de remboursement a été envoyé au client. |
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| Le paiement a été confirmé comme reçu.
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| L’acheteur a suspendu le traitement des factures en attendant des informations supplémentaires.
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| L’acheteur a rejeté cette facture. |
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📌ASTUCE : Consultez le détail et historique des différents statuts depuis le détail de la facture : Voir la facture > Historique des factures.
