Lorsque vous essayez de publier une facture dans votre logiciel de comptabilité, vous pouvez voir une erreur indiquant qu'il existe une correspondance en double, empêchant son enregistrement.
La facture existe déjà dans xxx. Ajouter à xxx quand même.
Transaction en double trouvée dans xxx.
Ce message diffère légèrement selon le logiciel de comptabilité avec lequel votre entreprise est intégrée.
Cela se produit car, lors du processus de publication, AutoEntry effectue une vérification finale pour voir si la facture existe déjà dans votre logiciel de comptabilité. Par exemple, si la facture a été saisie manuellement par un collègue ou entrée avant que vous ne commenciez à utiliser AutoEntry.
AutoEntry utilise quatre critères pour vérifier un doublon :
Nom du fournisseur/vendeur
Numéro de facture
Date de la facture
Montant total brut
Si une facture avec ces quatre champs correspondant exactement existe déjà dans votre logiciel de comptabilité, l'icône d'avertissement rouge avec le message d'erreur est placée à côté de la facture dans votre boîte de réception.
Cliquez sur le symbole d'avertissement pour afficher le message. Vous avez alors la possibilité de passer outre l'avertissement de doublon. Pour forcer la publication de la facture, cochez la case pour Ajouter la facture quand même. La facture est ensuite publiée dans votre logiciel de comptabilité.
Vous pouvez également rejeter la facture si vous constatez dans votre logiciel de comptabilité que les données de la facture existent déjà.
📌ASTUCE : Si vous intégrez Sage Accounting, Xero et QuickBooks Online, une fonctionnalité supplémentaire appelée « File-Match » permet d'appliquer l'image de la facture aux données déjà existantes dans le logiciel, lorsqu'une image de facture n'existe pas encore.