Dans AutoEntry, vous pouvez associer les factures d'achat à un bon de commande (BC) ouvert et complété dans Sage 50 Accounts. Lorsque les factures sont associées et publiées dans Sage 50 Accounts, le BC est automatiquement rempli et lié à la facture d'achat AutoEntry.
Nous expliquons comment faire cela ci-dessous.
Avant de commencer
Pour que la fonctionnalité d'appariement des bons de commande fonctionne, veuillez noter les points suivants :
AutoEntry peut uniquement associer une facture à un bon de commande (BC) dans Sage 50 Accounts si l’état Livré du BC est COMPLET et que l’état Publié n'est pas COMPLET
Un BC avec un état « Livré » sur EN COMMANDE ou un état Publié sur COMPLET ne sera pas apparié à une facture dans AutoEntry.
Le compte fournisseur que vous sélectionnez dans AutoEntry doit correspondre au compte fournisseur sur lequel le BC a été émis dans Sage 50 Accounts.
Le total du BC doit correspondre au total de la facture dans AutoEntry.
Une seule facture peut être associée à un seul BC dans Sage 50 Accounts
Vous ne pouvez pas apparier plusieurs factures à un seul BC (exécution partielle du BC); de même, vous ne pouvez pas apparier une facture à plusieurs BC (plusieurs BC exécutés par une seule facture).
Avec l'extraction des postes dans AutoEntry, la facture publiée depuis AutoEntry ne met pas à jour le stock dans Sage 50 Accounts. Cela est dû au fait que la mise à jour du stock a déjà eu lieu lorsque le BC a été marqué comme complet dans Sage 50 Accounts.
Étape 1 – Créer un bon de commande dans Sage 50 Accounts
Avant de pouvoir apparier une facture d'achat, il doit y avoir un bon de commande correspondant dans Sage 50 Accounts.
📌ASTUCE : Si vous n'avez pas encore créé le bon de commande, consultez ces guides de Sage 50 Accounts (en anglais) :
Une fois que vous avez un bon de commande dans Sage 50 Accounts, passez à l'étape suivante.
Étape 2 – Apparier la facture d'achat dans AutoEntry
Une fois que les données d'une facture ont été extraites par AutoEntry et se trouvent dans votre boîte de réception, vous pouvez les apparier à un bon de commande dans Sage 50 Accounts.
Dans AutoEntry, cliquez pour afficher la facture.
Un menu déroulant Bons de commande apparaît à droite.
Sélectionnez le bon de commande « COMPLET » approprié avec lequel vous souhaitez apparier cette facture.
📎REMARQUE : Ce champ n'est pas automatiquement rempli par AutoEntry car il n'extrait pas les numéros de bons de commande des factures.
Après avoir sélectionné le bon de commande, le numéro de bon de commande et la valeur totale s'affichent dans le champ du bon de commande.
📌ASTUCE : Si vous sélectionnez le mauvais bon de commande, cliquez sur le 'x' pour le supprimer, puis sélectionnez le bon bon de commande.
Le bon de commande n'apparaît pas
Si le bon de commande dont vous avez besoin n'apparaît pas comme option, cliquez sur le bouton de resynchronisation à droite du menu déroulant. Cela actualisera la liste des bons de commande disponibles.
Cela peut prendre quelques minutes pour se mettre à jour.
Le bon de commande n'apparaît toujours pas après la synchronisation
Si un bon de commande n'apparaît pas sur la liste après une synchronisation, assurez-vous que les critères de la section Avant de commencer sont respectés.
Assurez-vous également qu'il n'a pas déjà été apparié à une facture dans AutoEntry.
📎REMARQUE : Même si vous n'avez pas encore publié la facture dans Sage 50 Accounts, une fois sélectionné pour être apparié, ce bon de commande est supprimé de la liste des bons de commande disponibles lors de l'appariement d’une autre facture.
Étape 3 – Publier la facture dans Sage 50 Accounts
Maintenant que vous avez apparié la facture au bon de commande, vous pouvez publier la facture comme d'habitude.
Une fois publiée dans Sage 50 Accounts, l’état Reporté du bon de commande dans Sage 50 Accounts passe à COMPLET.
📌ASTUCE : Vous pouvez voir les détails du bon de commande à tout moment.
Dans Sage 50 Accounts, cliquez sur Fournisseurs dans le menu latéral, puis cliquez sur Activité.
Dans la liste des factures d'achat, il y a une petite icône circulaire sous la colonne Type pour indiquer un bon de commande apparié.
Cliquez sur l'icône pour afficher le bon de commande.