Dans AutoEntry, en tant qu’utilisateur responsable de la facturation, vous pouvez transférer la propriété de vos entreprises à un autre utilisateur. Après avoir soumis votre demande, un courriel d'approbation est envoyé au nouvel utilisateur de facturation pour qu'il l’examine et l’approuve ou la refuse.
Soumettre une demande de changement d'utilisateur de facturation
Tout utilisateur responsable de la facturation d'un compte peut accéder à cette fonctionnalité via les paramètres du compte.
Ce processus se déroule en six étapes. Il met en évidence les points clés à considérer, les questions à répondre et les sélections à faire.
📎REMARQUE : Toutes les sélections sont enregistrées en arrière-plan pour que vous puissiez les examiner plus tard avant de confirmer. Ces étapes ont été soigneusement conçues pour s'assurer que :
les modifications des permissions de sécurité nécessaires soient effectuées, et
toutes les questions potentielles de confidentialité des données soient prises en compte.
Toutes les étapes doivent être évaluées par vous (le responsable de la facturation actuel).
Sélectionnez la nature de la demande.
Il y a cinq options, y compris « Autre » pour les cas où le transfert ne correspondrait pas aux quatre premières options. Chaque option comprend un résumé des impacts possibles que la nature du transfert pourrait avoir sur votre évaluation des modifications des permissions de sécurité nécessaires et des questions de confidentialité des données anticipées.
📎REMARQUE : Cette sélection n'a aucun impact fonctionnel sur le reste des étapes, mais elle sera enregistrée et répétée à divers moments clés, comme dans les résumés et les courriels envoyés à vous et au nouveau responsable de la facturation.Évaluez les permissions de sécurité impliquées dans le transfert de propriété d'une entreprise à un nouvel utilisateur de facturation.
Cette étape décrit l'impact que la demande aura sur l'accès et les permissions des utilisateurs aux entreprises.
⚠️ATTENTION : Vous devez lire et comprendre pleinement cette étape avant de continuer.
Sélectionnez les entreprises que vous souhaitez transférer au nouveau responsable de la facturation.
Vous pouvez sélectionner l'entreprise ou les entreprises à gauche, et le nouveau responsable de la facturation à droite.
📎REMARQUE : Seuls les utilisateurs ayant accès à TOUTES les entreprises sélectionnées s'affichent à droite.
Décidez de révoquer ou non l'accès des utilisateurs ayant actuellement accès aux entreprises transférées.
⚠️ATTENTION : Il est essentiel de lire et de bien comprendre cette étape pour que le processus soit correctement complété.
Sélectionnez la première entreprise à transférer à gauche pour afficher les utilisateurs ayant accès à cette entreprise à droite. Examinez cette liste attentivement et désélectionnez tout utilisateur pour supprimer son accès à l'entreprise.
Répétez cette opération pour chacune des entreprises à gauche. Une fois que vous avez terminé cette opération pour toutes les entreprises, cochez la case en dessous pour confirmer avant de passer à l'étape suivante.
📎REMARQUE : L'accès des utilisateurs supprimé à cette étape ne prend effet que lorsque la demande est approuvée par le nouveau responsable de la facturation.
Décidez si vous souhaitez transférer votre solde de crédits au nouveau responsable de la facturation.
📎REMARQUE : Les crédits ne sont transférés que lorsque la demande est approuvée par le nouveau responsable de la facturation. Ce solde reflète votre propre solde au moment de l'approbation, et non au moment de la demande.
Examinez le récapitulatif de la demande et cliquez sur Soumettre la demande.
Après avoir soumis la demande
Une fois que vous soumettez la demande, voici ce qui se passe
Vous recevrez un courriel de confirmation.
L'utilisateur approbateur recevra un courriel d'approbation.
Les détails de la demande seront disponibles dans vos paramètres du compte (où vous pouvez télécharger tous les détails d'une ou de toutes les demandes, ainsi que supprimer toute demande en cours).
La capacité d'ajouter de nouveaux utilisateurs aux entreprises transférées est temporairement désactivée pour tout utilisateur de votre compte de facturation ayant l'accès « Gérer les utilisateurs ».
Cette restriction est levée une fois que la demande est approuvée et complétée. Jusqu'à ce moment, seul vous, en tant que responsable actuel de la facturation, pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs à ces entreprises. Ceci nécessite une confirmation supplémentaire attestant que les considérations de sécurité et de confidentialité des données impliquées ont été évaluées et confirmées.
La seule exception à cette règle est lorsque l'utilisateur approbateur a déjà initié son approbation de la demande. Dans ce cas, même le responsable actuel de la facturation ne peut pas effectuer de changements d'accès pour les entreprises transférées.
📎REMARQUE : Toute demande de changement de responsable de la facturation expirera après 7 jours si elle n'est pas approuvée ou refusée par le nouveau responsable de la facturation.
Après l'approbation de la demande
Une fois que la demande est approuvée par le nouveau responsable de la facturation, voici ce qui se passe :
Vous recevez un courriel de confirmation
Tous les changements d'accès effectués dans le cadre du processus de demande prennent effet
Si vous avez choisi de transférer des crédits dans le cadre de la demande, le solde transférable au moment de l'approbation sera transféré
Vous perdez l'accès aux entreprises que vous ou le nouveau responsable de la facturation avez choisi de vous retirer dans le cadre du processus (votre accès aux autres entreprises n'est pas affecté)
La restriction sur l'ajout de nouveaux utilisateurs aux entreprises transférées par les utilisateurs de votre compte de facturation avec l'accès « Gérer les utilisateurs » sera levée
Que vous ayez transféré toutes ou seulement certaines des entreprises de votre compte de facturation, vous conservez l'accès à votre page des paramètres du compte, y compris l'onglet « Changer de responsable de facturation ».
📎REMARQUE : Bien que vous deviez avoir un abonnement actif pour soumettre une demande, ce processus ne transfère pas un abonnement, ni n'annule ou active un abonnement sur l'un ou l'autre des comptes.
Il incombe à l'ancien et au nouvel utilisateur responsable de la facturation d'annuler ou d'activer l'abonnement sur leurs propres comptes si nécessaire.
Informations supplémentaires
Ce processus automatisé nécessite que le responsable actuel de la facturation l'initie lui-même. Il ne peut pas être initié en son nom.
Les utilisateurs de Sage Automation ne peuvent pas transférer leurs entreprises en utilisant cette fonctionnalité. Si vous êtes un utilisateur de Sage Automation et souhaitez le faire, contactez notre équipe de soutien pour obtenir des conseils supplémentaires.
Si vous avez des entreprises liées à un abonnement forfaitaire, vous devrez les désactiver avant de les transférer à un autre utilisateur. Vous ne pourrez pas non plus activer un abonnement forfaitaire pour une entreprise ayant un état « Changement de responsable de la facturation en cours ».
L'accès aux notes de frais rejetées sera perdu si l'utilisateur perd l'accès à l'entreprise concernée après le changement de responsable de la facturation. L'accès aux notes de frais approuvées ne sera visible que pour les utilisateurs ayant un accès "Admin" aux Dépenses.