Lorsqu'un utilisateur soumet une note de frais pour approbation, l'approbateur peut alors soit l'approuver, soit la rejeter.
Étapes pour l’approbateur
Connectez-vous à votre compte avec l'autorisation d'approbateur.
Accédez au dossier Notes de frais.
Cliquez sur l’onglet Revision.
Dans la liste des notes de frais en attente d’approbation, cliquez sur Afficher.
Consultez les détails de la note de frais et la liste des dépenses incluses.
Cliquez sur Afficher à côté de chaque dépense pour voir les détails.
📌 ASTUCE : Cliquez sur le bouton téléchargez pour télécharger la note de frais au format PDF ou Excel.
5. Une fois que vous avez examiné la note de frais soumis, cliquez sur Approuver
soit sur Rejeter.
Si vous souhaitez qu’un autre utilisateur approuve le rapport, cliquez sur
Réassigner, puis sélectionnez un autre approbateur.
Lorsque vous cliquez sur Approuver, cliquez à nouveau sur Approuver pour la confirmer.
Lorsque vous cliquez sur Rejeter, vous pouvez entrer une raison du rejet. Vous pouvez ensuite cliquer à nouveau sur Rejeter pour confirmer.
📎REMARQUE : Si vous voyez le message « Accès interdit », vérifiez vos autorisations.
Seuls les utilisateurs désignés comme approbateur dans la section Dépenses (Dossier - Notes de frais) peuvent approuver un rapport.
Le demandeur peut vérifier l’approbateur dans l’onglet Notes de frais.
L’approbateur actuel peut réassigner le rapport.
Si les permissions sont correctes mais le message d'erreur « Accès interdit » persiste, essayez en navigation privée ou avec un autre navigateur.
Après approbation
Les dépenses dans la note de frais disparaissent de l’onglet Dépenses du demandeur. Elles sont ensuite déplacées vers le dossier Boîte de réception des achats.
Les utilisateurs ayant accès au dossier Achats peuvent alors voir, modifier ou publier les factures d'achats.
Les notes de frais restent visible dans l’onglet Revision [vue de l'approbateur] et Notes de frais [vue du demandeur], sous le filtre Approuvé.
📎REMARQUE : Une note de frais approuvée ne peut plus être modifié. Il n’est pas possible de renvoyer une facture vers le dossier Notes de frais.
Après le rejet de la dépense :
Le statut du rapport devient Rejeté.
Le demandeur peut afficher le rapport rejeté et le rouvrir de l’onglet Notes de frais.
Une fois rouvert, il peut modifier le rapport et le demandeur à nouveau.
Pour rouvrir un rapport rejeté en tant que demandeur :
Accédez à l’onglet Notes de frais.
Cliquez sur Afficher pour accéder au rapport de dépense.
Cliquez sur Rouvrir. Le statut passe de Rejeté à Ouvert.
Le demandeur peut alors le modifier et le soumettre à nouveau.
📎REMARQUE : Si l’approbateur a quitté l’entreprise ou n’a plus accès à son compte, aucun utilisateur ne pourra accéder au rapport. Contactez l’équipe support par email pour débloquer le rapport.