Vous pouvez inviter et ajouter autant d'utilisateurs que vous le souhaitez à votre compte AutoEntry.
Voici quelques exemples d'utilisateurs que vous pourriez être amené à inviter :
Des collègues qui utiliseront AutoEntry
Des clients de votre cabinet comptable
Des comptables externes (invités par une entreprise spécifique)
Le processus d'invitation est simple :
Vous ajoutez l'utilisateur aux entreprises auxquelles il doit avoir accès.
Vous configurez ses autorisations.
L'utilisateur finalise son accès via un courriel d'invitation.
Ajouter un nouvel utilisateur
Il y a deux façons d'ajouter un nouvel utilisateur :
Cliquez sur Utilisateurs dans la barre de navigation à gauche.
Cliquez sur l'onglet Utilisateurs dans une entreprise ou un dossier spécifique.
Dans les deux cas, cliquez ensuite sur Ajouter des utilisateurs. Entrez l'adresse courriel de la personne et confirmez l'entreprise/le compte auquel vous souhaitez ajouter cet utilisateur.
Inviter au compte
Si vous avez accès à plusieurs comptes de facturation sur AutoEntry, sélectionnez d'abord le compte auquel vous souhaitez ajouter l’utilisateur.
Lien avec le compte
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Employé (par défaut)
Comptable interne/externe
Un de vos clients
Entreprise unique ou Toutes les entreprises
Entreprise unique
L’option Entreprise unique ajoute l'utilisateur uniquement à l'entreprise indiquée dans le menu déroulant situé en dessous
Toutes les entreprises
L’option Toutes les entreprises ajoute l'utilisateur à toutes les entreprises de votre compte, ainsi qu'à toute nouvelle entreprise ajoutée ultérieurement. Un message d'avertissement s'affichera pour confirmer ce choix.
📎REMARQUE : Si vous souhaitez qu'un utilisateur ait accès à plusieurs entreprises, mais pas à toutes, sélectionnez Entreprise unique, puis accordez-lui l'accès aux entreprises supplémentaires manuellement.
Confirmer le courriel envoie à l'invité un lien par courriel pour vérifier son adresse et le dirige vers la page de connexion AutoEntry. Une fois qu'il a défini son nom et son mot de passe, il peut accéder à AutoEntry.
Onglet Autorisations
Une fois l'utilisateur invité, la page des autorisations s'ouvre.
Voici quelques points à noter :
Dans le coin supérieur gauche, vous pouvez vérifier l'utilisateur et l'entreprise ou le compte pour lesquels vous définissez les autorisations.
La configuration des autorisations par compte définit ces autorisations pour tous les entreprises liées à ce compte.
Il est impossible de modifier les autorisations de cet utilisateur au niveau d'une entreprise.
Si vous laissez les autorisations vides au niveau du compte, vous pouvez les modifier et les personnaliser au niveau de chaque entreprise pour cet utilisateur.
Gestion des comptes / entreprises
Ces paramètres contrôlent :
Paramètres de l'entreprise - La possibilité d'afficher/modifier la page des paramètres d'une entreprise spécifique, au niveau du compte ou de l'entreprise
Gérer les utilisateurs - Permet à l'utilisateur d'ajouter et de modifier des utilisateurs pour le compte ou l'entreprise
Ajouter des entreprises - Permet à l'utilisateur d'ajouter des entreprises supplémentaires au compte (uniquement au niveau du compte)
Dépenses
Consultez notre guide sur les autorisations utilisateur liées aux dépenses pour plus de détails sur les différents types d'autorisations dans cette section.
Accès aux dossiers d'achats/ventes/relevés bancaires
Cette section vous permet d'accorder ou de restreindre l'accès à certains dossiers au sein d'AutoEntry. Lorsqu'elles sont appliquées à un compte, ces autorisations s'étendent à toutes les entreprises de ce compte. Si elles sont définies au niveau du compte, elles ne peuvent pas être modifiées au niveau de l'entreprise.
Afficher/Modifier - Accorde un accès complet aux dossiers Achats/Ventes/Relevés, permettant aux utilisateurs de voir tous les documents téléversés et traités, de modifier les données et de les publier dans votre logiciel comptable.
Téléverser - Restreint/accorde la possibilité de téléverser des documents.
📌ASTUCE : Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser des modèles d'autorisations que vous affectez à d'autres utilisateurs. Vous pouvez également copier les autorisations existantes d'un utilisateur vers un autre.
Onglet Paramètres
Dans l'onglet Paramètres, vous pouvez également définir :
Les approbateurs auxquels cet utilisateur peut soumettre des notes de frais
Les taux kilométriques applicables
Les catégories de suivi par défaut selon l'utilisateur.
Ceci s'avère utile pour des utilisateurs de différents bureaux, où les téléversements via l'application iront toujours vers une catégorie/un lieu de suivi spécifique.
