Utilisez les Catégories de dépenses dans Gestion des listes pour associer les types de dépenses aux comptes comptables appropriés. Lors de la création des Notes de frais, l'utilisateur n'a qu'à sélectionner une catégorie de dépense et le système attribuera alors le bon compte automatiquement.
📎REMARQUE : Avant de procéder, il est nécessaire de configurer les catégories du plan comptable. Dans le cadre d'une intégration avec un logiciel de comptabilité, ces catégories sont synchronisées automatiquement.
Accès
Accédez à la page d'accueil de l'entreprise.
(Cliquez Accueil ou Dossier selon le type de compte).
Cliquez sur Gestion des listes depuis le menu secondaire.
Cliquez sur l’onglet Catégories de dépenses.
📎REMARQUE : Il est nécessaire d'avoir l'autorisation "Paramètres de l'entreprise" pour accéder à la section Gestion des listes. Si besoin, contactez le propriétaire du compte ou un utilisateur ayant accès à la gestion des utilisateurs pour obtenir un accès.
Aperçu des fonctionnalités
Une liste de catégorie est disponible par défaut dès la création d'une entreprise. (Logement, Transport, etc.).
Les fonctionnalités suivantes sont alors disponibles :
Configuration :
Personnalisation
Ajouts manuels
Import
Attribution des catégories de dépenses aux catégories (comptes du plan comptable)
Affichage
Suppression
Mise en place
Colonne Catégories de dépenses
Modifiez au besoin la liste des catégories de dépenses. Il est possible de modifier le libellé directement. Ces catégories seront alors disponible pour sélection lors de la création des rapports Notes de frais.
Colonne Catégories
Une fois les différents types de dépense définis, utilisez la colonne Catégorie pour associer la dépense à une catégorie du plan comptable.
Ces comptes sont nécessaires par la suite pour comptabiliser les factures.
Aucune catégorie disponible
Si le menu déroulant est vide ou s'il manque des catégories, vérifiez l'onglet Catégories dans la Gestion des listes. Si l'entreprise est intégrée à un logiciel de comptabilité, il n'est pas possible d'ajouter ces comptes manuellement. Ces catégories vont synchroniser automatiquement. Si besoin, vérifiez le statut de l'intégration et resynchronisez les données.
Ajouter des catégories de dépense
Si besoin, ajoutez et associez de nouvelles catégories individuellement ou via un fichier d'import :
Ajout manuel
Cliquez sur le bouton Ajouter une catégorie de dépenses pour ajouter une seule catégorie.
Attribuez un nom dans le champ Catégorie de Dépense.
Sélectionnez la catégorie comptable dans le menu déroulant Catégorie.
Cliquez sur Ajouter une catégorie de dépense.
La nouvelle catégorie apparaît maintenant dans la liste.
Import
L'option Téléverser une liste de catégories de dépenses permet d'importer une liste de catégories via un fichier CSV.
TERMINOLOGIE : La terminologie diffère, mais la fonctionnalité reste la même.
Canada : Téléverser une liste de catégories de dépenses
France : Télécharger une liste de catégories de dépenses
⚠️ MISE EN GARDE :
L'import remplacera la liste actuelle de catégories de dépenses.
N’utilisez pas cette fonction pour ajouter des catégories à votre liste existante, sauf si votre fichier CSV contient déjà toutes les catégories existantes.
Cliquez sur Téléverser une liste de catégories de dépenses.
Cliquez sur Modèle de fichier CSV pour télécharger le modèle à utiliser.
Remplissez le fichier sans changer l'ordre des colonnes et les entêtes.
Une fois le fichier prêt, cliquez sur Sélectionner le fichier CSV à téléverser, et localisez le fichier depuis votre appareil.
⚠️ MISE EN GARDE : Sélectionnez le fichier avec soin. Le téléchargement commencera dès la sélection.
📎 REMARQUE : La liste est limitée à 100 catégories de dépenses.
Affichage des catégories
Pour désactiver une catégorie de dépense sans la supprimer, utilisez l’option Visible : Oui / Non.
Une fois désactivée, la catégorie n'apparaîtra plus dans les menus déroulants quand un utilisateur crée son rapport Notes de frais.
Dans la colonne Visible, cliquez sur Oui ou Non pour basculer.
Affichez Non pour masquer la catégorie de dépense et Oui pour l'activer à nouveau.
Suppression
Il existe deux méthodes pour supprimer les catégories :
Pour supprimer une catégorie à la fois, cliquez sur l'icône en forme de corbeille.
Pour supprimer plusieurs catégories, cochez les catégories à gauche et cliquez sur le bouton Supprimer qui apparaît alors en haut de la page.
