Lorsqu'un utilisateur soumet une note de frais pour approbation, celle-ci apparaît alors dans le dossier de l'approbateur pour révision.
Révision
Accédez au compte de l'approbateur.
Accédez au dossier Notes de frais.
Cliquez sur l’onglet Révision.
Dans la liste des notes de frais en attente d’approbation, cliquez sur Afficher.
Consultez les détails de la note de frais et la liste des dépenses incluses.
Cliquez sur Afficher à côté de chaque dépense pour voir les détails.
📌 ASTUCE : Cliquez sur le bouton téléchargez pour télécharger la note de frais au format PDF ou Excel.
En fonction de l'examination, cliquez sur Approuver, Rejeter ou Réassigner
Cliquez sur Réassigner pour envoyer le rapport à un autre approbateur.
Pour Approuver, cliquez une deuxième fois sur Approuver pour confirmer
Lors du rejet, saisissez une raison et confirmez.
📎REMARQUE : Si le message « Accès interdit », vérifiez vos autorisations.
Seuls les utilisateurs désignés comme approbateur dans la section Dépenses et assignés comme approbateur pour ce rapport auront accès.
Le nom de l’approbateur est affiché dans l’onglet Notes de frais du demandeur.
Si besoin, l’approbateur actuel aura la possibilité de réassigner le rapport à un autre approbateur.
Si les permissions sont correctes, mais le message d'erreur « Accès interdit » persiste, essayez en navigation privée ou avec un autre navigateur.
Après approbation
Les dépenses dans la note de frais disparaissent de l’onglet Dépenses du demandeur. Elles sont ensuite déplacées vers le dossier Boîte de réception des achats.
Ces dépenses sont alors converties en facture d'achat. Tous les utilisateurs ayant accès au dossier Achats auront la possibilité de les modifier ou les publier.
Les rapports de notes de frais restent visible dans l’onglet Révision [vue de l'approbateur] et Notes de frais [vue du demandeur].
ASTUCE : Pour voir les notes de frais approuvées, changez le filtre par état Approuvé.
📎REMARQUE : Une fois approuvée, il n'est plus possible de modifier une note de frais. Il n’est pas possible de renvoyer une facture vers le dossier Notes de frais depuis le dossier Achats non plus.
Après le rejet de la dépense
Le statut du rapport devient Rejeté dans le profil de l'approbateur.
Dans le profil du demandeur, le rapport est de nouveau disponible pour réouverture, modification et soumission.
Pour rouvrir un rapport rejeté en tant que demandeur :
Accédez à l’onglet Notes de frais.
Cliquez sur Afficher pour accéder au rapport de dépense.
Cliquez sur Rouvrir. Le statut passe de Rejeté à Ouvert.
Une fois ouvert, le demandeur aura la possibilité de le modifier et le soumettre à nouveau.
📎REMARQUE : Seul l'approbateur a accès aux rapport assignés. Le fichier ne sera pas visible aux autres utilisateurs, même administrateur ou propriétaire du compte. Si l’approbateur a quitté l’entreprise ou n’a plus accès à son compte, contactez l'assistance pour débloquer le rapport.