La vérification des doublons AutoEntry avec correspondance des fichiers est une fonctionnalité remarquable qui vous offre un contrôle total sur la gestion des transactions en doublon entre AutoEntry et votre logiciel de comptabilité.
La correspondance des fichiers est actuellement disponible pour les entreprises AutoEntry intégrées à SBCA, Xero et QuickBooks Online. Notre vérification standard des doublons reste en place pour toutes les autres intégrations.
Comment fonctionne la vérification des doublons ?
Votre entreprise est configurée pour vérifier les factures en doublon par défaut. Cette fonction peut être activée ou désactivée sur la page d'intégration de votre entreprise.
Une fois qu'une facture a été traitée dans AutoEntry et publiée dans votre logiciel de comptabilité, AutoEntry vérifie les factures existantes dans votre logiciel. Cette vérification automatique recherche des correspondances exactes entre votre logiciel de comptabilité et AutoEntry en se basant sur les critères suivants :
Compte fournisseur
Date de la facture
Numéro de la facture
Total brut
Si une facture en doublon est trouvée, un symbole d'avertissement apparaîtra à côté de la facture dans AutoEntry. En cliquant sur cet avertissement, vous pourrez afficher les détails récapitulatifs des deux factures.
Cette fenêtre indique qu'un doublon a été trouvé et affiche les détails de la facture présents dans Sage/Xero/QuickBooks ainsi que les détails correspondants dans AutoEntry. Elle propose également trois options sur les actions à effectuer ensuite : Joindre, Publier ou Rejeter.
📎REMARQUE : Lorsque l'image est jointe aux données existantes dans votre logiciel de comptabilité, AutoEntry se limite à y attacher l'image. Aucune modification ni mise à jour n'est apportée aux données existantes. Nous nous contentons simplement d'ajouter l'image manquante à vos données.
Notes pour les utilisateurs de SBCA
Cette fonctionnalité fonctionne uniquement avec les factures d'achat. Les factures de vente sont créées dans SBCA en fonction de votre modèle de facture.
Les images des factures de vente ne sont pas publiées depuis AutoEntry.
Sur la page d'intégration, vous pouvez choisir si le numéro de facture doit être exclu de la vérification des doublons.
Notes pour les utilisateurs de Xero
Notes pour les utilisateurs de Xero
Les factures de vente en doublon ne sont pas autorisées pour les utilisateurs de Xero. Par conséquent, la seule option disponible pour une facture de vente en doublon est de la rejeter.
Notes pour les utilisateurs de QuickBooks Online
Des correspondances seront suggérées pour les dépenses sans numéro de référence si toutes les autres conditions sont remplies (cela vise à faciliter la correspondance des fichiers pour les dépenses ajoutées directement à partir d'un relevé bancaire via le module bancaire de QuickBooks).
Si la facture AutoEntry en doublon est marquée comme payée par chèque et que le paramètre avancé d'avertissement de vérification des doublons est activé par défaut, un message d'erreur indiquant un numéro de document en doublon s'affichera lors de la tentative de publication de la facture en tant que doublon depuis AutoEntry. Cela peut être résolu simplement en désactivant l'avertissement de vérification des doublons dans QuickBooks Online.
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