AutoEntry dispose d'une vérification des doublons pour détecter toute facture en double avant qu'elle ne soit publiée dans le logiciel de comptabilité.
Cette vérification se fait à différents moments du traitement des documents
Étapes de vérification des doublons
les factures sont vérifiées aux étapes suivantes :
Doublons détectés au moment de l'importation
Doublons détectés au moment de l'importation
Au moment de l'importation, AutoEntry compare les fichiers avec ceux précédemment importés pour cette entreprise.
Lorsqu'une facture en double est détectée, le message « Fichier déjà téléversé - Traiter quand même » s'affiche dans la colonne État du fichier de l'onglet Activité.
📎REMARQUE : Aucun crédit n'a été utilisé à ce stade, car le fichier n'a pas encore été envoyé pour traitement.
Traiter quand même
Si cette détection de doublon est une erreur et que le fichier n'a pas été importé auparavant, il est possible de le traiter quand même.
Cliquez sur Traiter quand même.
Une fenêtre apparaît pour confirmer le traitement du fichier.
Cliquez sur Oui, continuer et ignorer la vérification des doublons effectuée par AutoEntry.
📎REMARQUE :Toutes les factures individuelles déjà traitées lors de l'importation précédente sont rejetées individuellement comme doublons. Donc, si les factures n'apparaissent pas dans la boîte de réception, elles se trouvent probablement dans le dossier Rejetés. Un crédit est toujours débité pour traiter les éléments (factures/notes de frais/reçus/avoirs) même s'ils sont rejetés.
Doublons détectés lors du processus d'extraction
Doublons détectés lors du processus d'extraction
AutoEntry reconnaît les doublons des factures/notes individuelles pendant le traitement, ce qui constitue la deuxième étape de la vérification des doublons.
Lorsque les éléments de la facture correspondent à un document précédemment importé, le document est marqué comme un doublon et ensuite rejeté.
Retrouvez ces factures dans le dossier Rejets. La raison du rejet indique qu'il s'agissait d'une facture en double.
📎REMARQUE : La page Activité affiche également le document comme rejeté.
Depuis le dossier Rejets, cliquez sur Afficher sur le côté gauche pour voir l'image de la facture. Si la facture est valide et requière traitement, cliquez sur le bouton Déplacer vers la boîte de réception.
📎REMARQUE : Toutes les factures envoyées pour traitement consomment les crédits habituels.
Doublons détectés lors de la publication
Doublons détectés lors de la publication
Lors de la publication d'une facture, AutoEntry effectue une vérification finale pour confirmer son existence dans le logiciel intégré. Cela est possible dans le cas de saisie manuelle dans le logiciel.
Lorsque les éléments de la facture correspondent avec une facture déjà présente dans le logiciel, un message d'erreur apparaît à côté de la facture.
Cliquez sur l'icône d'avertissement pour afficher le message. Ce message diffère selon le logiciel de comptabilité intégré.
Il est alors possible de passer outre l'avertissement. Pour forcer la publication de la facture dans le logiciel intégré, cliquez sur Ajouter la facture quand même et elle sera ensuite publiée.
📌ASTUCE : Vérifiez les données de la facture correspondante dans le logiciel de comptabilité intégré. S'il s'agit d'un doublon, sélectionnez l'option Rejeter la facture.
Quels champs sont vérifiés pour confirmer un doublon ?
Les champs suivants sont utilisés pour vérifier si une facture est un doublon ou non :
Nom du fournisseur/vendeur
Numéro de facture
Date de la facture
Montant total brut
Suis-je facturé pour les téléchargements en double ?
Cela dépend de l'étape à laquelle le doublon est identifié.
Les points suivants s'appliquent aux téléchargements dans les sections Achats, Ventes, Rapports de Dépenses et Relevés Fournisseurs :
Si le même fichier est téléchargé deux fois, cela sera reconnu avant qu'il ne soit envoyé pour traitement.
Cela apparaîtra dans l'onglet Activité avec le statut Fichier déjà téléchargé. Dans ce cas, le crédit n'est pas utilisé pour ce téléchargement, à moins d'avoir sélectionné l'option "Traiter quand même".
Si un fichier différent contenant un document déjà traité est téléchargé, il ne sera pas identifié comme un doublon avant d'être envoyé pour traitement.
Dans ce cas, le fichier n'étant reconnu comme doublon qu'au moment de l'extraction, le crédit est quand même utilisé pour l'extraction.
La vérification finale des doublons se fait au moment de la publication.
Si une facture est signalée comme doublon à cette étape, on distingue plusieurs cas de figure :
La facture n'a jamais été téléchargée dans AutoEntry mais saisie manuellement dans le logiciel de comptabilité.
La facture a été téléchargée, confirmée pour traitement et publiée depuis AutoEntry.
cela signifie que la facture n'a pas été téléchargée auparavant sur AutoEntry.
Dans ces deux cas, toutes les factures traitées par AutoEntry utilisent automatiquement un crédit pour extraction.
📌ASTUCE : L'intégration avec Sage Accounting (Sage comptabilité) Xero et Quickbooks offrent une fonctionnalité alternative de vérification des doublons .