La page d'activité donne une visibilité complète de tous les documents téléversés par les utilisateurs et traités par AutoEntry. Cette page contient tous les fichiers pour tous les dossiers inclus. Elle montre aussi l'emplacement et les dernières activités pour chacun de ces documents après traitement. Par exemple, quel utilisateur a modifié, déplacé, publié, téléchargé, rejeté, etc. un document.
Les fichiers téléversés apparaissent généralement dans la page d'activité environs une minute après la fin du téléchargement.
📎REMARQUE : Il est possible que les fichiers téléversés par courriel prennent plus de temps à traiter.
Une fois le fichier téléversé, il n'est pas possible de le supprimer de la liste d'activités.
Accès
Pour accéder à cette page, cliquez sur Activité depuis le menu de gauche.
Contenu
La section Activités contient deux onglets :
Fichiers téléversés
Cette page montre tous les fichiers téléversés sur AutoEntry.
Pour chaque fichier, les éléments suivants sont présentés :
Entreprise
Dossier
Date
Utilisateur
Méthode de téléversement
Fichier (nom)
État du fichier
Éléments traités
Cette page montre les fichiers téléversés une fois l'extraction terminée.
La liste des éléments traités indique les informations suivantes :
Entreprise
Dossier
Afficher : Pour visualiser la facture et les données extraites.
Code du Document : Le numéro d'identifiant unique que AutoEntry applique à chaque facture téléversée.
Utilisateur : Le dernier utilisateur ayant mis à jour le fichier.
Dernière Action : (Approuver ; Modifier ; Archiver, Libérer, Déplacer)
Date : La date et l'heure de la dernière action.
État : L'emplacement actuel du document.
Détails : Informations diverses, par exemple raison pour laquelle la facture a été rejetée.
Fichier Source : Lien pour télécharger l'image du fichier.
Filtres et affichage
Tri
Les éléments ou fichiers traités dernièrement apparaîtront en haut de la liste.
Il est possible de trier l'ordre des documents en cliquant sur l'en-tête de la colonne.
Filtres
A partir du menu de recherche en haut, sélectionnez le Dossier via le menu déroulant, par exemple Ventes, puis l'entreprise. Si besoin, indiquez une plage de dates.
Utilisez les filtres pour réduire la liste des fichiers en fonction des critères suivants :
Dossier : Achats, Ventes, Dépenses, Relevés des fournisseurs, Relevés bancaires.
Entreprise
Dates
Nom utilisateur
Etat : Tous les états, En attente de traitement, Traitement en cours, Prêt, téléversement annulé, Rejeté, Erreur de conversion de fichier, pièce jointe des dépenses.
📎REMARQUE : AutoEntry contient également un onglet Activité au sein de chaque dossier.