L'option Archives permet de déplacer les fichiers traités depuis l'onglet Boite de réception vers le dossier Archives. Seuls les fichiers à traiter sont conservés dans la Boite de réception.
📌ASTUCE : Il est possible de garder les fichiers et changer l'affichage de la boîte de réception en changeant le filtre Tous les états.
📎REMARQUE : Cette fonctionnalité est disponible dans les dossiers Ventes, Achats, Relevés des fournisseurs et Notes de frais. Elle n'est pas disponible dans les dossiers Relevés bancaires ou Gestion des fichiers.
Comment archiver un document
Accédez à la Boite de réception dans le dossier approprié.
📎REMARQUE : Dans le dossier Notes de frais, la section Dépenses correspond à la Boite de réception.
Cochez les cases sur la gauche pour sélectionner les documents.
📎ASTUCE : La case supérieure permet de sélectionner tous les fichiers affichés. Si besoin, utilisez le filtre par état.
Une fois les fichiers sélectionnés, cliquez sur Actions > Archives.
Les fichiers sont déplacés automatiquement dans le dossier Archives.
📌ASTUCE : Utilisez l'option d'archivage automatique pour déplacer les factures automatiquement après leur publication dans le logiciel de comptabilité,
Comment désarchiver un document
Une fois les fichiers dans le dossier Archives, il est possible de les désarchiver.
Accédez à l'onglet Archives dans le dossier approprié.
Sélectionnez le ou les documents.
Cliquez sur Actions et cliquez sur Désarchiver.
Le document est alors transféré dans l'onglet Boîte de réception.
📌ASTUCE : Pour republier une facture archivé, il est nécessaire de la désarchiver dans un premier temps. Une fois dans la boite de réception, publiez la facture.
FAQ
Notes de frais
Attention : Impossible de désarchiver les dépenses figurant dans des notes de frais.
Il n'est pas possible de désarchiver une dépense qui est déjà dans un rapport. Il est nécessaire de retirer la dépense du rapport pour la déplacer.