Il existe une fonction d'archivage qui permet de déplacer manuellement les factures depuis la boîte de réception vers le dossier Archive.
Il est également possible d'automatiser cet archivage au moment de la publication d'une facture. (Que la publication soit manuelle ou automatique).
Comment configurer l'archivage automatique
Cliquez sur Accueil depuis le menu principal à gauche, puis sélectionnez l'entreprise.
Alternativement, sélectionnez Dossier dans le cadre d'une intégration avec Sage for Accountants.
Sélectionnez Paramètres de l'entreprise depuis le menu secondaire.
Accédez ensuite à la section Préférences.
Cochez l'option Archiver les factures pour activer la fonctionnalité.
📎REMARQUE : Cela ne s'appliquera qu'aux factures publiées après avoir activé l'option. Pour archiver toute facture publiée avant l'activation de l'archivage automatique, utilisez l'option Archiver dans le menu Actions.
Problèmes courants
Si une facture ne passe pas de la boîte de réception au dossier Archives comme prévu, consultez les points ci-dessous :
Archivage automatique activé après la publication
Lorsque l’archivage automatique est activé après la publication d’une facture, celui-ci ne s’applique pas.
Les factures déjà publiées nécessitent un déplacement manuel vers le dossier Archives.
Une facture non archivée n’indique pas forcément un dysfonctionnement de l’intégration avec le logiciel comptable.
Facture non publiée dans le logiciel comptable
Une facture qui n’est pas transférée vers le logiciel comptable restera dans la boîte de réception tant que la publication n’aboutit pas.
Dans ce cas, suivez le guide de dépannage Échec de publication des factures vers le logiciel comptable.
📎REMARQUE : Lorsqu’une facture est publiée avec succès, le statut d’intégration et le bouton Resynchroniser n’ont aucun impact sur l’archivage.
L’archivage dépend uniquement de la publication et non du statut d’intégration.
La republication d’une facture dans le seul but de l’archiver entraîne la création d’un doublon et reste déconseillée.