L'onglet Révision apparaît dans le dossier Notes de frais quand l'autorisation Approbateur est activée.
Quand une note de frais est envoyée à un approbateur, elle apparaîtra dans l'onglet Révision du profil de cet approbateur.
📎 REMARQUE : Les approbateurs ne verront que les Notes de frais qui leur sont attribuées. Il est possible de réassigner une Note de frais vers un autre approbateur. La note de frais disparaît alors du profil de l'approbateur original.
Actions disponibles
Depuis la liste
Afficher : consultation des Notes de frais et des dépenses associées
Filtre par Date
Filtre par Etat (Tous, En cours, Approuvé)
Filtre par nom du demandeur
Recherche par mot-clé
Depuis le détail de la note de frais
Cliquez sur Afficher pour visualiser le détail de la Note de frais. Les options suivantes sont alors disponibles.
Afficher chaque dépense associée et exporter le document original
Approuver
Rejeter
Réassigner à un autre approbateur disponible
Télécharger le rapport en PDF ou Excel
📌ASTUCE : Consultez également Approuver une Note de frais.
📎 REMARQUE : Si l'autorisation Modifier avant approbation est accordée, les options suivantes sont également disponibles :
Sélection des catégories
Modifications des champs de la facture ou ticket de caisse extrait
État des Notes de frais
Au fur et à mesure des étapes dans le processus d'approbation, l'état de la Note de frais changera dans l'onglet Révision.
📎 REMARQUE : Les mêmes états changent également dans le profil du demandeur dans l'onglet Notes de frais. Les actions disponibles ne sont pas les mêmes.
État | Profil Approbateur Onglet Révision | Profil Demandeur Onglet Notes de frais |
Envoyé | Quand l'approbateur a reçu la Note de frais, mais ne l'a pas encore consulté. | 📎 REMARQUE : le demandeur a encore la possibilité de rouvrir la Note de frais de son côté.
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En attente | Quand l'approbateur a consulté la Note de frais, mais ne l'a pas encore approuvé ou rejeté. | 📎 REMARQUE : Le demandeur n'a plus accès à la note de frais depuis son profil.
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Approuvé | Quand l'approbateur a approuvé la Note de frais.
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Rejeté | Quand l'approbateur rejette la Note de frais.
| 📎 REMARQUE : Le demandeur a la possibilité de rouvrir la Note de frais et la modifier pour la soumettre de nouveau.
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Perte d'accès
Si un approbateur quitte l’entreprise avec des Notes de frais en attente, aucun utilisateur, approbateur ou administrateur aura accès. Seul l'approbateur assigné a accès à une Note de frais.
Dans ces cas là, il est possible de réinviter l'approbateur pour qu'il rejette ou approuve la Note de frais. Alternativement, contactez l'assistance.
Après approbation
Notes de frais approuvées
Une fois approuvée, la Note de frais reste disponible dans l'onglet Révision de l'approbateur et dans l'onglet Notes de frais du demandeur.
📌ASTUCE : Une fois approuvée, la Note de frais disparaît de l'affichage par défaut. Utilisez le filtre "tous les états" ou "approuvé"
Dépenses approuvées
Après l'approbation d'une Note de frais, les dépenses associées sont déplacées.
Toutes les dépenses associées seront transférées depuis l'onglet Dépenses vers l'Archive dans le profil du demandeur
Les dépenses sont également converties en factures et apparaissent dans Achats et disponible auprès de tous les utilisateurs ayant accès au dossier
Modification d'une dépense approuvée
Il n'est pas possible de modifier une dépense une fois la Note de frais approuvée.
Il n'est pas possible de retourner une dépense convertie en achat vers le dossier Notes de frais > Dépenses. Si besoin, il est possible d'annuler la publication et modifier la facture depuis Achats.
Export
Exportez les notes de frais approuvées.
📌ASTUCE : Pour accéder à toutes les notes de frais d’une entreprise, accordez l’accès Approbateur à un seul utilisateur. Alternativement, demandez aux approbateurs d'exporter les Notes de frais approuvés et de les partager.