Lorsqu'une entreprise est configurée sur AutoEntry, seul le titulaire du compte de facturation a, par défaut, un accès immédiat au dossier Notes de frais.
L'accès au dossier Note de frais comprends plusieurs niveaux d'autorisations donnant accès à différents onglets et différents rôles.
L'activation des dossiers au sein des Notes de frais ne donne accès qu'aux documents assignés au profil de l'utilisateur, contrairement aux dossiers Achats ou Ventes. (Dans Achats et Ventes par exemple, tous les utilisateurs ont accès aux fichiers ajoutés par les autres utilisateurs).
Découvrez ci-dessous comment configurer ces autorisations.
Comment assigner les autorisations
Cliquez sur l'onglet Utilisateurs situé à gauche de l'écran.
Cliquez sur l’icône en forme de crayon au niveau de l'utilisateur pour Modifier ses autorisations.
Sélectionnez l’entreprise concernée dans le menu déroulant.
Depuis l'onglet Autorisations, faites défiler jusqu’à la section Dépenses.
Sélectionnez la ou les autorisations accordées.
Les autorisations sont effectives automatiquement.
Types d'autorisations
Demandeur
Demandeur
L'autorisation du demandeur donne accès aux onglets suivants dans le dossier Notes de frais :
Dépenses - pour Importer et extraire les dépenses
Notes de frais - pour ajouter des dépenses aux Notes de frais et les envoyer pour approbation
Activité - pour gérer les fichiers extraits
Rejets - pour consulter les fichiers refusés lors de l'extraction
Archives - pour déplacer les dépenses de l'onglet Dépenses vers l'Archive
📎REMARQUE : Les dépenses ajoutées par un demandeur ne sont visibles que par lui même. Les utilisateurs ayant l'autorisation demandeur ne verront pas les dépenses ajoutées par les autres demandeurs. Une fois les dépenses assignées à un approbateur, elles seront alors disponibles à celui-ci dans sont profil dans l'onglet Révision.
Approbateur
Approbateur
L'autorisation Approbateur donne accès à l'onglet Révision dans le dossier Note de frais.
📎REMARQUE : Seules les Notes de frais assignées à un approbateur apparaîtront dans cet onglet dans son profil.
Une fois cette autorisation activée, l'utilisateur sera disponible dans la liste des approbateurs de dépenses lorsqu'un demandeur souhaite envoyer une note de frais.
Modifier avant approbation
Modifier avant approbation
Cette autorisation permet à l'approbateur de modifier les notes de frais qui lui sont assignées avant de les approuver.
Administrateur
Administrateur
Le rôle d'administrateur aura les autorisations suivantes :
Ajout des autorisations des utilisateurs
Modification des autorisations des utilisateurs
Ajout des Catégories de dépenses dans Gestion des listes
📎REMARQUE : L'autorisation administrateur ne donne pas accès aux dépenses importées par le demandeur ou les notes de frais reçues par l'approbateur.
📎REMARQUE : Lors de la configuration d'un Approbateur dans l'onglet permission, vérifiez qu'il est bien activé dans l'onglet Paramètres également. Sinon il n'aura pas la possibilité d'approuver les notes de frais.
📌 ASTUCE : Avant de retirer les autorisations de dépense d’un utilisateur, vérifiez qu’il n’y a pas de note de frais en attente. Si besoin, il est nécessaire que l'approbateur rejette ou réassigne le rapport.
Si un rapport est en attente chez l’approbateur, lui seul a accès.
Seul l’approbateur attribué à l'origine aura la possibilité de soit l’approuver, soit le rejeter. Une fois rejeté, il devient accessible au demandeur.
De même, les notes de frais avec le statut ouvert ou rejeté dans la vue du demandeur, ne sont accessibles que par lui.
Si ces utilisateurs n'ont plus accès, contactez l'assistance.