Au lieu de se connecter au compte pour ajouter des documents, il est possible d'envoyer ces documents comme pièce jointe par e-mail. Une adresse e-mail différente est utilisée pour chaque dossier. L'envoi des pièces jointes entraîne alors le téléchargement et extraction dans le dossier correspondant.
Achats
Relevés des fournisseurs
Ventes
Notes de frais
📎REMARQUE : Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les relevés bancaires.
📌ASTUCE : Cette méthode permet par exemple à un fournisseur ou tout autre collaborateur d'envoyer les factures directement sans avoir accès au compte.
Configuration
Lors de la création d'une entreprise dans AutoEntry, quatre adresses sont automatiquement créées et attribuées à chaque dossier.
Consultez ou personnalisez ces adresses depuis les paramètres de l'entreprise.
Accédez à la page d'accueil de l'entreprise.
Cliquez sur Paramètres de l'entreprise depuis le menu secondaire.
📎REMARQUE : Il est nécessaire d'avoir l'autorisation d'accès à ces paramètres.
Accédez à la section Boîtes aux lettres.
Vous y trouverez l'adresse pour chaque dossier correspondant.
Ces quatre adresses sont libellées à partir du nom de l'entreprise.
📌ASTUCE : Cliquez sur Copier pour récupérer facilement les adresses et les coller dans un courriel et ainsi éviter des fautes de frappe.
Modification de l'adresse
Si besoin, modifiez et personnalisez ces adresses à condition qu'elles soient uniques. Evitez les adresses génériques même si AutoEntry détectera tout adresse déjà utilisée.
Exemple : [email protected]
Accédez aux Paramètres de l'entreprise.
Accédez à la section Boîtes aux lettres.
Modifiez l'adresse courriel concernée.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Traitement des pièces jointes comme éléments uniques
Pour que les pièces jointes soient traitées comme un document unique de plusieurs pages, cochez "Traiter la pièce jointe d'un e-mail comme un élément unique".
Lorsque l’option est activée, AutoEntry n'évalue pas les fichiers attachés dans le courriel et traite uniquement la première page de ce fichier.
Les pages supplémentaires du fichier ne sont pas extraites, mais restent comme partie de la page traitée pour référence.
Exemple
Cette fonction est utile par exemple quand une Note de frais se trouve sur la première page et les justificatifs dans les pages suivantes. AutoEntry n'extraira pas les données des reçus, mais les conservera avec la page principale.
Bonnes pratiques
Dossiers et formats de fichier
Veillez à utiliser l'adresse correspondant au dossier approprié. La méthode d'extraction n'est pas la même pour tous les dossiers.
Exemple - En envoyant un relevé dans le dossier Achats, celui ci sera rejeté comme n'étant pas une facture.
Surveillez l'onglet Rejets pour identifier tout fichier refusé.
Pièces jointes versus Liens
AutoEntry extrait uniquement les données si elles sont dans le corps du courriel ou dans une pièce jointe.
Le système ne suivra pas les liens hypertexte ajoutés dans le corps du message.
Taille du fichier
La taille maximale totale du message et pièces jointes est de 30 Mo.
Le nombre de fichiers joints est illimité tant que la limite de 30 Mo n'est pas atteinte globalement.
Solde
Veillez à ce que le solde soit suffisant avant d'envoyer des documents.
S'il n'y a pas assez de crédit, les documents sont rejetés.
Signatures
AutoEntry est programmé pour ignorer automatiquement les signatures contenues dans les courriels transférés lors du téléversement. Cependant, si la signature contient une image de plus de 20 Ko, le système tentera automatiquement de l'extraire.
📌ASTUCE : Transférez les documents sans signature ou assurez-vous que les images font moins de 20 Ko.