Une fois un utilisateur ajouté, il est possible de personnaliser l’accès aux différentes entreprises et dossiers au sein d'un compte depuis la section Utilisateurs.

Accès aux paramètres d'accès

📎REMARQUE : Pour accéder à la rubrique Utilisateurs et modifier les autorisations, il est nécessaire d'avoir l'autorisation "Gérer les utilisateurs".

Pour accéder à la page des autorisations d’un utilisateur :

Depuis votre compte AutoEntry, cliquez sur la section Utilisateurs dans le menu de navigation à gauche.
Cliquez sur Modifier à côté du nom de l’utilisateur.

📎 REMARQUE : Cette page s’ouvre automatiquement lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur.

Configuration générale

Utilisateur :

Vérifiez l'utilisateur à modifier depuis la liste déroulante.

Relation :

Sélectionnez le type de profil souhaité :

Employé
Comptable Externe
Comptable Interne
Client

Configurer l’accès pour :

Avant de définir les autorisations, assurez-vous de sélectionner le bon paramètre sous Configurer l’accès pour :

Compte : Sélectionnez cette option pour appliquer les mêmes autorisations à toutes les entreprises du compte.
📎REMARQUE : Si les autorisations sont définies au niveau du compte, Il n'est alors pas possible de les modifier au niveau d'une entreprise spécifique par la suite. En laissant les autorisations vides au niveau du compte, il est possible de les modifier et de les personnaliser au niveau de chaque entreprise.
Entreprise : Sélectionnez cette option pour définir des autorisations différentes pour différentes entreprises. Sélectionnez l'entreprise concernée dans le menu déroulant avant de définir les autorisations pour chaque entreprise.

Onglet Autorisations

Il est possible donner un accès distinct aux sections suivantes :

Gestion du compte / de l’entreprise
Notes de frais
Achats / Relevés fournisseurs
Ventes
Relevés bancaires
Gestion des fichiers

Restrictions

Au sein de chaque dossier ou section, il est possible de restreindre certaines rubriques ou octroyer un accès total. Cochez les différentes options ci-dessous en fonction des besoins de l'utilisateur.

Gestion des comptes / entreprises	Paramètres de l'entreprise Donne accès à la page des Paramètres de l’entreprise et à la page d’intégration.	Gérer les utilisateurs Permet d’ajouter et de modifier les utilisateurs du compte / de l’entreprise.	Ajouter des entreprises Permet à l'utilisateur d'ajouter des entreprises au sein du compte. (disponibles pour les types d'accès Compte)	Forcer la vérification en deux étapes
Dépenses Activera le dossier Notes de frais En savoir plus sur les autorisations des notes de frais	Demandeur	Approbateur Activera l'onglet Révision au sein du dossier Notes de frais	Modifier avant approbation + Approbateur Cette option activera automatiquement l'option Approbateur par défaut.	Admin
Achats / Relevés fournisseurs	Afficher/Modifier seulement		Afficher/Modifier + Téléverser
Ventes	Afficher/Modifier seulement		Afficher/Modifier + Téléverser
Relevés bancaires	Afficher/Modifier seulement		Afficher/Modifier + Téléverser
Gestion des fichiers	Afficher/Modifier seulement		Afficher/Modifier + Téléverser

Modèles d'autorisation

Les modèles d'autorisations permettent de configurer et utiliser des modèles prédéfinis en fonction du profil des utilisateurs. Une fois créé, le modèle permet de gagner du temps lors de l'ajout de l'utilisateur.

Il est également possible de copier les autorisations existantes d'un utilisateur vers un autre.

Onglet paramètres

L'onglet Paramètres permet de configurer davantage les fonctionnalités suivantes :

Les approbateurs à afficher lors des demandes d'approbation
Les taux kilométriques applicables
Les catégories de suivi par défaut selon l'utilisateur.

Ceci s'avère utile lors des téléversements via l'application et permet de diriger vers une catégorie spécifique en fonction du profil de l'utilisateur.

Questions fréquentes

Dossiers Achats / Relevés fournisseurs

L’accès aux dossiers Achats et Relevés fournisseurs est indissociable.

Il n'est pas possible de donner l'accès au dossier Achat sans donner l'accès au dossier Relevés fournisseurs ou vice-versa.

Afficher/Modifier uniquement

Cette option permet d'accéder au dossier en question. Elle permet à la fois de visualiser et modifier les documents ajoutés au sein du dossier.

Il n'existe pas de restriction permettant d'afficher sans donner l'accès à la modification et publication ou l'inverse. Ces deux fonctions sont indissociables.

En revanche, cette option ne permet pas de rajouter des documents au dossier.

Afficher/Modifier + Téléverser

Cette option permet d'accéder au dossier et d'ajouter des documents.

Cela signifie qu'il n'est pas possible de donner l'accès uniquement à Téléverser uniquement sans également accorder l'accès à Afficher/Modifier.

Est il possible de téléverser des factures sans donner l'accès à la modification ou la publication ?

Il n’est pas possible d’autoriser le téléversement dans les dossiers Achats et Ventes sans accorder l’accès aux factures en mode Afficher/Modifier.

En revanche, si l'accès aux factures n'est pas nécessaire, deux options sont possibles pour permettre le téléchargement :

Option Notes de frais

L’accès au dossier Notes de frais avec le rôle Demandeur permet de télécharger et numériser des factures d'achats. Un autre utilisateur ayant l'accès approbateur validera la demande pour déplacer le document vers le dossier Achats pour traitement et publication.

Option Gestion des fichiers

L'accès au dossier Gestion des fichiers permet de télécharger des documents sans procéder à l'extraction. Un autre utilisateur validera les documents avant de les déplacer vers le dossier Factures pour extraction, traitement et publication.

Disparition d'une section

Si une page apparaît brièvement avant de disparaître, cela signifie que l'utilisateur n'a pas l'autorisation d'accès.

Niveaux d'accès et autorisations