L'option Téleverser (Canada) / Télécharger (France) permet d'ajouter un document dans AutoEntry. Dans le cas des factures de ventes, achats, notes de frais et relevés, les informations sont alors extraites et numérisées automatiquement.

📎REMARQUE : L'extraction requière l'utilisation de crédits.

📌ASTUCE : Pour ajouter un document sans extraire les données, utilisez l'option Gestion des fichiers. Cette option n'utilise pas les crédits. Une fois le document téléchargé, il est alors possible de vérifier les téléchargements avant de confirmer l'extraction.

Avant de télécharger

Avant de télécharger les documents, vérifiez les fichiers pour éviter d'avoir à recommencer et perdre des crédits.

Vérifiez le format requis
Vérifiez que le fichier à télécharger est bien correct et complet
Sélectionnez le dossier approprié
Vérifiez les paramètres d'extraction

Méthodes de téléchargement

Cet article décrit les étapes à suivre une fois connecté à votre compte.

Il est également possible de téléverser des documents par courriel ou depuis votre téléphone via l'application mobile.

Comment téléverser un document depuis AutoEntry

Cliquez sur le bouton Téléverser un document / Télécharger un document en haut à droite de votre écran.
Utilisez les menus déroulants pour sélectionner l'entreprise et le dossier de destination :
- Achats - factures ou avoirs d'achat et notes de frais approuvées.
- Notes de frais - pour approuver les dépenses avant de les traiter comme achats.
- Relevés des fournisseurs
- Ventes - factures de ventes et avoirs de vente.
- Relevés bancaires
En fonction du dossier sélectionné, des options supplémentaires vont apparaître.
- Paramètres de téléversement / Téléchargement - Achats, Relevés fournisseurs, Ventes et Dépenses uniquement
- Capture des postes (CA) / Intégration des articles (FR) - Ventes et Achats uniquement
- Service- Ventes et Achats uniquement
- Projets - Relevés bancaires uniquement
Si besoin, configurez les paramètres de téléversement :

Les paramètres de téléversement déterminent si plusieurs pages sont traitées comme des factures distinctes ou comme plusieurs pages d’une même facture.
- Automatique - AutoEntry détectera les documents comme ayant une ou plusieurs pages
- Éléments par page - Chaque page du document est traitée comme facture séparée
- Élément unique - Le document entier correspond à une seule facture / relevés avec plusieurs pages.
  
  📌ASTUCE : Les paramètres sont par défaut configurés sur Automatique. Il n'existe pas de paramètre général permettant de changer cette configuration. En revanche le televersement par e-mail permet de configurer l'extraction de la première page uniquement.
Capture des postes / Intégration des articles :
Cette option permet d'extraire le détail des lignes articles pour des frais supplémentaires.
- Si activée, toutes les lignes seront extraites pour deux crédits par facture
- Si désactivée, seul le montant total Net et Taxes seront extraits pour un crédit par facture
📌ASTUCE : Cette option est désactivée par défaut. Il est possible de changer cette configuration depuis les paramètres d'entreprise ou paramètres fournisseurs pour extraire toutes les lignes par défaut.
Dans le cas d'une intégration avec Sage 50, sélectionnez le département.
Lors du téléchargement des relevés bancaires, sélectionnez un Projet.
Cliquez sur Parcourir pour localiser les fichiers sur votre ordinateur. Une fois sélectionnés, le téléversement démarre automatiquement.
⚠️MISE EN GARDE : Attention à bien sélectionner le bon fichier, car le téléchargement démarre automatiquement dès la sélection. Il n'y aura pas d'option pour confirmer la sélection. Une fois un document ajouté, il n'est pas possible d'annuler le traitement, sauf dans le cas des relevés bancaires.
Pour sélectionner d'autres fichiers, cliquez sur Ajouter plus.

📌ASTUCE : Il est impossible de fermer la fenêtre de téléversement pendant que des documents sont en cours de transfert.

Pour continuer votre activité, cliquez sur Parcourir AutoEntry en haut de la fenêtre pour ouvrir un nouvel onglet sans interrompre le téléversement.

Après le téléchargement

Activité et statut

Après le téléversement, tous les documents apparaissent dans Activité, sous l’onglet Fichiers téléversés / téléchargés.
Cette section permet de vérifier le statut d’extraction : (En attente de traitement, traitement en cours, Prêt, etc.)

Boîte de réception

Une bannière de notification s’affiche dans la boîte de réception concernée pour confirmer la réception et le traitement des fichiers.
Aucun détail ne s’affiche avant la fin du traitement.

Si le fichier n'apparaît pas encore dans la boîte de réception, consulter le statut dans le dossier Activité.

Onglet Eléments traités

Une fois le fichier prêt, il apparaîtra dans la boîte de réception et dans l'onglet Activité > Éléments traités.
Le fichier n'apparaîtra pas tant qu'il a été extrait correctement.

Informations supplémentaires

Délais de traitement

Le traitement des fichiers n'est pas instantané. Si l'extraction prend plus de temps que prévu, consultez Délais de traitement des factures et des relevés.

Types de fichiers acceptés

AutoEntry accepte et traite les formats de fichiers suivants :

PDF
TIFF & TIF
JPEG
.doc & .docx (fichiers Word)
.xlsx (fichiers Excel)

Quelles langues sont acceptées ?

Pour les factures

L'extraction fonctionne pour des documents en anglais ou français. Si la mise en page est claire il est possible d'extraire les informations en langue étrangère. En revanche AutoEntry ne garantira pas la précision de l'extraction.

📎REMARQUE : Aucun remboursement ne sera accordé pour les éléments rejetés dans une langue étrangère.

Pour les relevés bancaires et de carte de crédit

Concernant les relevés bancaires et de carte de crédit, AutoEntry extrait les chiffres et le texte des documents, donc la langue est moins problématique. Cependant, AutoEntry ne vérifiera pas l'orthographe des descriptions.

📎REMARQUE : AutoEntry rejettera tout document en polices de style Arabe ou Chinois/Japonais (ou similaire).

Orientation

Vérifiez que le texte n'est pas dans une position verticale, en mode portrait ou paysage. Dans ce cas, les données ne seront pas extraites correctement.

Coût du traitement

Le nombre de crédits utilisés pour le traitement d'un document dépend du type de document. Le coût par crédit dépend de votre niveau d'abonnement.

Sélection du dossier

Si le document se trouve dans le mauvais dossier par erreur, il est possible de déplacer le document après extraction. Par exemple, si le document est envoyé dans les Notes de frais au lieu d'être envoyé dans Achats.

Téléverser des documents vers AutoEntry