Lors de la publication d’une facture vers un logiciel de comptabilité, AutoEntry l’enregistre comme facture en attente / non payée par défaut.
Il est cependant possible de les marquer comme payées depuis AutoEntry, à condition d'avoir configuré un compte de paiement.
AutoEntry publiera alors la facture directement comme payée et crée alors l’écriture correspondante dans le journal de banque de votre logiciel de comptabilité.
Deux méthodes sont possible pour marquer les factures comme payées :
Manuelle : marquer des factures individuelles comme payées.
Par défaut : définir un paramètre fournisseur pour marquer automatiquement comme payées toutes les factures associées.
📎 REMARQUE : Cette fonctionnalité s’applique uniquement aux factures d’achat.
Les factures de vente restent toujours en attente lors de leur publication depuis AutoEntry vers votre logiciel de comptabilité. La gestion des paiements s’effectue directement dans le logiciel comptable.
Mise en place du compte bancaire
Pour activer l'option, il est nécessaire de configurer un compte de paiement dans le logiciel intégré et dans AutoEntry.
Créez le compte bancaire dans le logiciel de comptabilité intégré.
Synchronisez les données du logiciel vers AutoEntry.
Ajoutez le compte bancaire depuis la page Intégrations dans AutoEntry.
Activation de l'option de paiement
Une fois le compte bancaire mis en place, il est alors possible de marquer la facture comme payée depuis la fenêtre de la facture.
Accédez au dossier Achats.
Depuis la boîte de réception, cliquez sur Afficher au niveau de la facture.
Cliquez sur la bascule Marquer comme Payée pour l’activer.
Des menus supplémentaires apparaissent alors.
Sélectionnez le compte de paiement.
Dans "publier dans", sélectionnez au choix :
Enregistrement de la transaction bancaire directement sans facture
Enregistrement de la transaction bancaire via le compte fournisseur pour publier à la fois la facture et le paiement.
Le choix de la sélection dépend du produit intégré.
Dans le champ Montant, indiquez le montant du règlement.
Publiez la facture.
Activation automatique d'un fournisseur
Il est possible d'activer l'option pour marquer toutes les factures d'un fournisseur en particulier comme payées.
📎REMARQUE : Il est nécessaire d'avoir l'autorisation "Paramètres de l'entreprise" pour accéder à cette section.
Accédez à la page principale de l'entreprise.
Cliquez sur Contacts de l’entreprise depuis le menu secondaire.
Cliquez sur le fournisseur en question depuis la liste pour accéder à ses paramètres.
Sélectionnez le Compte de paiement.
Sélectionnez la méthode de saisie dans "Publier dans".
Sélectionnez la Méthode de paiement. (Chèque, liquide, etc.)
Activez la bascule Marquer comme payée.
📎REMARQUE : Si l'entreprise n'est pas connectée avec un logiciel intégré, ces champs n'apparaîtront pas.
Désactivation
Il est possible de désactiver l'option pour que les factures restent en attente de paiement.
Cela est possible au moment de la publication d'une facture ou au niveau des paramètres du fournisseur.
📎REMARQUE : S'il n'est pas possible de désactiver l’option, vérifiez l'affichage du compte bancaire dans la page Intégration ou des paramètres du fournisseur. Sélectionnez à nouveau le compte pour afficher de nouveau l'option et ainsi la désactiver.
Si besoin, resynchronisez les données ou reconnectez l'intégration.