AutoEntry ne traite pas n'importe quel type de fichier.
Avant d'importer un fichier pour extraction, vérifiez le format et données requises ci-dessous. Un format non conforme entraînera le rejet du fichier par le système.
Conformité
Il est nécessaire que la mise en page et le contenu des documents respecte les normes en vigueur pour les factures, relevés fournisseurs ou relevés bancaires.
Format
Formats acceptés
AutoEntry accepte et traite les types de fichiers suivants :
PDF
TIFF ou TIF
JPEG
.doc ou .docx (Word)
.xlsx (Excel)
⚠️ MISE EN GARDE :
Lors du téléversement d’un fichier xls, n'ajoutez qu'un seule facture par fichier.
Attention à ne pas utiliser des fichiers sécurisés par des mots de passe qui bloqueront l'extraction.
📌ASTUCE : Favorisez le format PDF.
Il est possible que le formatage des documents .doc bloque l'extraction.
Les fichiers Word (.doc, .docx) et Excel (.xlsx) entraînent parfois un temps de traitement plus long que la moyenne.
Formats rejetés
Exemples de formats non pris en charge :
PNG
.ZIP
RAR
Dossiers de fichiers
PDF protégés par mot de passe
CSV
EML
Mise en page
Une page ou image ne doit pas contenir plus d'une facture ou reçu. Le système ne pourra distinguer les différents documents.
📌ASTUCE : Lors de la capture de tickets de caisse, attention à ne faire qu'une capture par reçu.
Il est cependant possible de charger un document de plusieurs pages pour plusieurs reçus / factures à condition qu'il n'y ait qu'une seule facture par page. (Exception: fichiers excels.)
Taille des fichiers
La taille maximale est de 199 pages par fichier PDF.
Données requises
Quel que soit le format, l’absence des informations requises entraîne le rejet du fichier. Il est obligatoire que le fichier contienne les informations nécessaires à la création d’une facture, d’un relevé fournisseur ou d’un relevé bancaire.
Informations obligatoires
Date de la transaction
Montant total
Informations facultatives
Nom du fournisseur
Numéro de facture
Montants net et TVA
Option extraction des postes / intégration des articles
Date
Description
Prix unitaire (facultatif)
Quantité (facultatif)
TVA par ligne
Montant net par ligne (avec devise)
Total TVA
Total net
Total
📎 REMARQUE : Si le document ne contient pas les totaux Net et Taxe/TVA, le fichier sera rejeté. Cela s'appliquera même si les montants Net et la taxe sont présents pour chaque ligne extraite.
Qualité
Vérifiez la qualité et la résolution des images avant téléchargement, et évitez les notes manuelles