L’onglet Archives permet de sauvegarder les documents traités et libérer la boîte de réception.
📎REMARQUE : L’onglet Archives est disponible dans les dossiers suivants : Ventes, Achats, Notes de frais et Relevés fournisseurs.
L'archivage se fait soit manuellement depuis la boîte de réception ou automatiquement au moment de la publication.
Découvrez ci-dessous comment gérer les documents une fois archivés.
Accès
Il existe deux chemins possibles pour accéder à l'onglet Archives :
Accédez à la page d’accueil de l’entreprise, puis cliquez sur le raccourci Archives dans le panneau concerné.
Depuis les onglets Boîte de réception, Rejetés ou Activité d’un dossier, cliquez sur l’onglet Archives.
Fonctionnalités
Une fois les documents archivés ceux-ci apparaîtront du plus récent au plus anciens.
Liste
Les options suivantes sont disponibles depuis la liste :
Consultez le détail de chaque document directement depuis la liste
Filtrez par Statut, Date ou mot-clé
Cliquez sur Visualiser pour afficher le document (document original et données extraites)
Actions
Sélectionnez un ou plusieurs documents pour activer le bouton Actions.
Les options disponibles varient selon le type de document :
"Annuler l'approbation" / "Approuver" (entreprises non intégrées)
"Annuler la publication" / "Publier" (entreprises intégrées)
"Désarchiver" pour renvoyer vers la boîte de réception
"Rejeter"
"Supprimer" (uniquement dans le dossier Archivé des dépenses)
Téléchargement
Sélectionnez une ou plusieurs factures pour activer le bouton Télécharger. Cette option n'est disponible à ce niveau que dans les dossiers Achats ou Ventes.
📌ASTUCE : Pour voir toutes les options de téléchargement pour tout type de document, consultez exporter depuis AutoEntry.
FAQ
Modification
Une fois un document publié ou archivé, les champs sont alors désactivés et il n'est pas possible de les modifier dans cet état.
Il est possible d'annuler l'approbation ou la publication depuis le menu Actions pour réactiver les champs.
Suppression
Dépenses :
Dans le dossier Notes de frais, il est possible de supprimer les dépenses directement depuis le dossier Archives. Cette option ne sera possible que si le document n'est pas dans un rapport ou en cours d'approbation.
Factures et relevés fournisseurs :
Dans les dossiers Ventes, Achats et Relevés fournisseurs, l'option pour supprimer n'est pas disponible depuis l'onglet Archives. Par contre, il est possible de rejeter le document archivé. L'option pour supprimer est alors disponible dans l'onglet Rejets.