Si des factures envoyées pour publication depuis AutoEntry n'apparaissent pas dans le logiciel intégré, vérifiez les éléments suivants :
Vérifiez le statut de publication
Vérifiez la présence d’une erreur de publication
Vérifiez l’état de l’intégration
Vérifiez l’absence d’erreurs apparentes, comme une resynchronisation incorrecte ou un chemin de fichier incorrect
Une fois le problème identifié et corrigé, annulez la publication, puis republiez les factures concernées.
Statut de publication
Accédez à la boîte de réception pour consulter le statut de publication.
Cela permet de savoir si la facture a bien été envoyée pour publication.
Icône sans fond
Coche grise sans fond | La couleur grise indique que la facture n'est pas prête à être publiée. Saisissez les champs requis pour permettre la publication. (Nom du fournisseur, compte de catégorie et Codes de TVA).
|
Coche verte sans fond | La coche verte indique que la facture est prête à être publiée.
Si vous avez activé la publication automatique, mais que la facture n'est pas envoyée, vérifiez la balance des crédits.
|
Icône - remplissage couleur = envoyé pour publication
Si l’icône de publication affiche un remplissage plein, cela confirme que la publication a démarré.
Une fois la facture transférée vers le logiciel de comptabilité, le nom du logiciel s’affiche sous l’icône.
Si le nom du logiciel ne s’affiche pas et que la facture n’apparaît pas, vérifiez la couleur de l’icône pour identifier la cause.
Couleur vert clair / bleu / turquoise
Si l’icône passe du vert foncé au vert clair (=turquoise ou bleu clair), la publication a échoué.
AutoEntry tente de publier plusieurs fois pendant un maximum de trois heures avant l’expiration de la synchronisation, ce qui entraîne le changement de couleur.
Cela s’explique par :
une erreur de publication
une erreur d’intégration
Consultez les vérifications ci-dessous pour plus de détails.
Couleur vert foncé / nom du logiciel manquant
Si l’icône reste foncée et le nom du logiciel ne s’affiche pas, il est possible que la Resynchronisation ait été activée incorrectement. La publication échoue alors.
Dans ce cas, annulez la publication, puis republiez la facture.
📎REMARQUE : Après publication, l’icône s'affichera toujours en vert foncé avant de passer au vert clair en cas d’erreur.
Remplissage vert foncé avec le nom du logiciel
Lorsque l’icône de publication affiche le nom du logiciel en dessous, cela indique généralement que la synchronisation a réussi.
📌ASTUCE : Si le nom du logiciel est affiché, il n’est pas nécessaire de vérifier l’état de l’intégration ni les erreurs de publication.
Si la facture n’apparaît toujours pas dans le logiciel de comptabilité, il est possible qu'elle ait été publiée dans un emplacement incorrect.
Cela est possible quand le chemin de fichier est incorrect pour les utilisateurs de Sync App (Sage 50 et Quickbooks Desktop). Suivez les étapes relatives au chemin de fichier ci-dessous, puis republiez les factures.
Erreurs de publication
Si la facture ne s’est pas transférée vers le logiciel de comptabilité, vérifiez d’abord la présence d’un triangle d’erreur à côté de la facture.
Sélectionnez le symbole en forme de triangle, puis consultez les détails de l’erreur.
📎REMARQUE : Le triangle orange indique un conflit qui empêche la publication, par exemple des informations manquantes ou des paramètres incorrects.
Recherchez l’erreur exacte dans le Centre d’aide.
Annulez la publication de la facture, puis effectuer les corrections.
Publiez la facture.
📌ASTUCE : Consultez les erreurs de publication les plus courantes.
Erreurs d'intégration
En l’absence d’erreur en forme de triangle sur la facture, vérifiez la présence d’erreurs liées à l’intégration. Cette vérification s’applique à tous les types d’intégration.
Accédez à l’onglet Intégration et vérifiez la présence de messages d’erreur.
Pour plus de détails, consulter les instructions relatives à la vérification de l’état de l’intégration.
Si l’intégration ne fonctionne pas
Si l’intégration ne fonctionne pas, actualisez l’intégration :
Intégrations avec Sync App : (Utilisateurs intégrés avec Sage 50 ou QuickBooks Desktop). Vérifiez que l’application Desktop Sync App est ouverte. Si elle est déjà ouverte, redémarrez-l'application.
Autres intégrations : (Sage Comptabilité, Xero, Génération Expert). Déconnectez, puis reconnectez l’intégration de l’entreprise.
Après la reconnexion, annulez la publication, puis republiez les factures concernées.
Aucune erreur apparente
En l’absence d’erreur en triangle et d’erreur d’intégration, le problème correspond à l’un des cas suivants.
Utilisateurs de Sync App : le chemin de fichier est-il correct ?
En cas d’utilisation de la Sync App pour l’intégration, vérifiez que le chemin de fichier dans AutoEntry correspond à celui du logiciel de comptabilité.
Cette vérification s’applique aux intégrations avec Sage 50 Accounts ou QuickBooks Desktop.
Si les chemins ne correspondent pas, les factures sont envoyées vers un emplacement incorrect et aucune erreur de publication ne s’affiche dans AutoEntry.
📎REMARQUE : Si l’archivage automatique est activé, les factures seront déplacées vers le dossier Archive. L’archivage ne confirme pas une publication réussie quand le chemin de fichier est incorrect.
Vérification et mise à jour du chemin de fichier
Vérifiez le chemin depuis la page Intégrations dans AutoEntry ou depuis l'application Sync App.
Exemple de chemin de fichier dans Sage 50 Accounts :
C:\ProgramData\Sage\Accounts\20XX\Company.000
Si le chemin de fichier est incorrect :
Déconnectez, puis reconnectez l’entreprise depuis l'application Desktop Sync App
Vérifiez que le chemin correspond à celui défini dans Sage ou QuickBooks
📌ASTUCE : Consultez les instructions pour vérifier le chemin de fichier.
Après reconnexion et mise à jour du chemin de fichier, annulez la publication, puis republiez les factures concernées. Ignorez le message indiquant que la facture existe déjà. En effet AutoEntry considère la facture comme déjà publiée, mais elle se trouve dans un emplacement incorrect.
📎REMARQUE : Si la facture a été déplacée vers Archive et que le chemin était incorrect, déplacez-la vers la boîte de réception avant publication. La publication est uniquement possible depuis la boîte de réception.
Sélection accidentelle de la resynchronisation
La sélection du bouton Resynchroniser après la publication d’une facture empêche son envoi vers le logiciel de comptabilité.
Le statut de publication échoue alors et passe du vert foncé au vert clair.
En cas de sélection accidentelle de la resynchronisation, annulez la publication, puis republiez les factures.
📎REMARQUE : Le bouton Re-Synchroniser transfère les données depuis le logiciel de comptabilité vers AutoEntry (comme les contacts). Il ne contrôle pas la publication des factures depuis AutoEntry vers le logiciel de comptabilité.