Dès lors que le statut des factures est Prêt après extraction, celles-ci sont transférées vers la Boîte de réception. Il est alors nécessaire de finir le traitement avant de les publier vers votre logiciel comptable intégré.
📎REMARQUE : Si l'entreprise n'est pas intégrée à un logiciel comptable, l'option Accepter s'affichera et non pas l'option Publier.
Il est possible dans ce cas de télécharger les données extraites des factures au lieu de les publier.
📎REMARQUE : Avant la publication d'une facture, il est nécessaire d'assigner un fournisseur, une catégorie et les codes de TVA/ taxe. Dans le cas contraire, un triangle orange apparaîtra avec un message d’erreur lors de la tentative de publication.
Publication individuelle
Accédez à la boîte de réception appropriée (Achats ou Ventes).
Cliquez sur Afficher pour ouvrir et modifier la facture.
Sélectionnez le compte fournisseur, la catégorie comptable et les codes de taxe / TVA dans les menus déroulants.
Utilisateurs en France : Indiquez également le Journal et Compte de TVA.
Cliquez sur Publier.
Publication en masse
Il est possible de sélectionner plusieurs factures pour les publier simultanément.
Depuis la boîte de réception, cochez la case située dans la première colonne pour sélectionner les factures.
Une fois les factures sélectionnées, cliquez sur Actions puis sur Publier.
📎REMARQUE : Si tous les champs requis ne sont pas sélectionnés,
le bouton Publier sera grisé et empêchera la publication.
Publication Automatique
Il est possible d'automiser la publication en configurant les catégories par défaut depuis les paramètres. Une fois configuré correctement, les factures sont alors publiées automatiquement dès l'extraction du document dans la boîte de réception.
📎REMARQUE : Cela s'avère utile en particulier si les catégories sont toujours les mêmes pour des contacts spécifiques.
Pour plus d'informations, consultez Publication automatique.
Délais de publication
La publication des factures prend en moyenne de 5 minutes à 10 minutes.
Une fois la facture publiée avec succès dans votre logiciel de comptable (par exemple Sage 50), une icône apparaît sous le bouton de publication. Ce bouton indique que le transfert est terminé.
📌ASTUCE : La couleur de l'icône indique le statut de publication. Consultez le guide sur le statut de publication pour en savoir plus.
📎REMARQUE : Si la publication prend plus de 10 minutes, consultez le guide de dépannage.