Dès lors que le statut des factures est Prêt après extraction, celles-ci sont transférées vers la Boîte de réception. Il est alors nécessaire de finir le traitement avant de les publier vers votre logiciel comptable intégré.
📎REMARQUE : Si l'entreprise n'est pas intégrée à un logiciel comptable, l'option Accepter s'affichera et non pas l'option Publier.
Il est possible dans ce cas de télécharger les données extraites des factures au lieu de les publier.
📎REMARQUE : Avant la publication d'une facture, il est obligatoire d'assigner un fournisseur, une catégorie et les codes de TVA/ taxe. Dans le cas contraire, un message d’erreur apparaîtra lors de la tentative de publication.
Il est possible de modifier et publier une ou plusieurs factures directement depuis la boîte de réception, ou depuis le détail de chaque facture.
Depuis la boîte de réception
Factures individuelles
Accédez à la boîte de réception appropriée (Achats ou Ventes).
Sélectionnez le compte fournisseur, la catégorie comptable et les codes de taxe / TVA directement depuis la liste.
📎REMARQUE : Utilisateurs en France : Indiquez également le Journal et Compte de TVA.
Cliquez sur Actions sur la droite, puis Publier.
Factures multiples
Il est possible de sélectionner plusieurs factures pour les publier simultanément.
Depuis la boîte de réception, cochez la case située dans la première colonne pour sélectionner les factures.
Une fois les factures sélectionnées, cliquez sur Actions en haut puis sur Publier.
Depuis le détail de la facture
Accédez à la facture depuis la boîte de réception ou l'onglet Activités une fois l'extraction terminée.
Cliquez sur le numéro de la facture ou nom de fichier pour accéder aux détails.
Remplissez les champs obligatoires.
Modifiez les autres champs en fonction des besoins.
Cliquez sur Publier en bas de page.
Publication Automatique
Il est possible d'automiser la publication en configurant les catégories par défaut depuis les paramètres. Une fois configuré correctement, les factures sont alors publiées automatiquement dès l'extraction du document dans la boîte de réception.
📎REMARQUE : Cela s'avère utile en particulier si les catégories sont toujours les mêmes pour des contacts spécifiques.
Pour plus d'informations, consultez Publication automatique.
Délais de publication
La publication des factures prend en moyenne de 5 minutes à 10 minutes.
Une fois la facture publiée avec succès le nom du logiciel apparaîtra dans la colonne status. Dans le cas d'erreur, un triangle d'avertissement apparaîtra.
📌ASTUCE : Consultez le guide sur le statut de publication pour plus d'informations.
📎REMARQUE : Si la publication prend plus de 10 minutes, consultez le guide de dépannage.