Si une note de frais n'a pas été approuvée après envoi, il est encore possible pour le demandeur de la modifier.
La procédure va diffèrer selon le statut.
Note de frais en attente
Si le statut est En attente, l’approbateur a déjà ouvert la note de frais et il n'est plus possible de la modifier. Demandez à l'approbateur de la rejeter.
📌 ASTUCE : Informez immédiatement l’approbateur pour éviter toute validation, car il n'est pas possible d'annuler l'approbation.
Connectez vous en tant qu'approbateur assigné à cette Note de frais.
Accédez à l'onglet Révision dans le dossier Notes de frais.
Cliquez sur Afficher pour accéder à la note de frais.
Cliquez sur Rejeter.
Une fois rejetée, le demandeur de la note aura la possibilité de la rouvrir.
Note de frais envoyée ou rejetée
Si le statut est Envoyée ou Rejetée, il est alors possible de la rouvrir :
Connectez-vous avec le compte du demandeur.
Accédez à l’onglet Notes de frais dans le dossier Notes de frais.
Cliquez sur Afficher pour accéder à la note de frais.
Cliquez sur Rouvrir.
Modifications
Une fois la note de frais ouverte, il est alors possible de modifier les catégories, d'ajouter ou supprimer des dépenses.
📎 REMARQUE : Alternativement, il est possible pour l'approbateur de modifier directement la note de frais depuis l’onglet Révision sans la rejeter ou la renvoyer au demandeur. Il est pour cela nécessaire d'avoir l'autorisation Modifier avant approbation.