Lorsqu'une entreprise est configurée sur AutoEntry, seul le titulaire du compte de facturation a, par défaut, un accès immédiat au dossier Notes de frais.
L'accès au dossier Note de frais comprends plusieurs niveaux d'autorisations donnant accès à différents onglets et différents rôles.
Types d'autorisations
Demandeur
Demandeur
Les Onglets disponibles
L'autorisation du demandeur donne accès aux onglets suivants dans le dossier Notes de frais :
Dépenses
Notes de frais
Activité
Archives
Rejets
Les actions disponibles
Un demandeur pourra:
Téléverser les factures
Ajouter les dépenses aux Notes de frais
Soumettre une dépense pour approbation a un approbateur
📎REMARQUE : Les dépenses d’un demandeur ne sont visibles par l’approbateur ou l’administrateur que lorsqu’elles sont ajoutées à une note de frais et soumises.
Approbateur
Approbateur
Onglets disponibles
L'autorisation d'approbateur donnera uniquement accès à l'onglet Révision dans le dossier Note de frais.
Une fois cette autorisation activée, l'utilisateur sera disponible dans la liste des approbateurs de dépenses lorsqu'un demandeur souhaite soumettre une note de frais.
Modifier avant approbation
Modifier avant approbation
Cette autorisation permet à l'approbateur de modifier les notes de frais reçues avant de les approuver.
Administrateur
Administrateur
Le rôle d'administrateur aura les autorisations suivantes :
Ajouter des autorisations des utilisateurs
Modifier les autorisations des utilisateurs
Ajouter des Catégories de dépenses dans Gestion des listes
Comment assigner les autorisations
Vous pouvez attribuer à tout utilisateur existant une ou plusieurs autorisations mentionnées ci-dessus.
Cliquez sur l'onglet Utilisateurs situé à gauche de l'écran.
Cliquez sur l’icône Modifier pour l’utilisateur auquel vous souhaitez ajouter des autorisations de Notes de frais.
Sélectionnez l’entreprise concernée dans le menu déroulant.
Faites défiler jusqu’à la section Notes de frais. Cliquez sur le type d’autorisation que vous souhaitez accorder à cet utilisateur. Vous pouvez en sélectionner plusieurs.
Les modifications sont enregistrées automatiquement.
📎REMARQUE : Si vous sélectionnez quelqu’un en tant qu'Approbateur dans l'onglet permission, vérifiez qu'il est bien activé dans l'onglet Paramètres également. Sinon il ne pourra pas approuver les notes de frais.
📌 ASTUCE : Lorsque vous retirez les autorisations de notes de frais d’un utilisateur, assurez-vous qu’il n’y a pas de note de frais en attente.
Si un rapport est en attente chez l’approbateur, le demandeur ne peut pas le rouvrir.
Seul l’approbateur peut soit l’approuver, soit le rejeter.
Une fois rejeté, il devient accessible au demandeur.
De plus, si une note de frais est ouverte ou rejetée dans la vue du demandeur, lui seul peut y accéder pour la soumettre.