Lorsqu'une entreprise est configurée sur AutoEntry, seul le titulaire du compte de facturation a, par défaut, un accès immédiat au dossier Notes de frais.
L'accès au dossier Note de frais comprends plusieurs niveaux d'autorisations donnant accès à différents onglets et différents rôles.
Types d'autorisations
Demandeur
Demandeur
Les Onglets disponibles
L'autorisation du demandeur donne accès aux onglets suivants dans le dossier Notes de frais :
Dépenses
Notes de frais
Activité
Archives
Rejets
Actions disponibles
Import des dépenses pour extraction
Ajout des dépenses aux Notes de frais
Envoi des Notes de frais pour approbation
📎REMARQUE : Les dépenses d’un demandeur ne sont visibles par l’approbateur ou l’administrateur que lorsqu’elles sont ajoutées à une note de frais et soumises.
Approbateur
Approbateur
Onglets disponibles
L'autorisation d'approbateur donnera uniquement accès à l'onglet Révision dans le dossier Note de frais.
Une fois cette autorisation activée, l'utilisateur sera disponible dans la liste des approbateurs de dépenses lorsqu'un demandeur souhaite soumettre une note de frais.
Modifier avant approbation
Modifier avant approbation
Cette autorisation permet à l'approbateur de modifier les notes de frais reçues avant de les approuver.
Administrateur
Administrateur
Le rôle d'administrateur aura les autorisations suivantes :
Ajout des autorisations des utilisateurs
Modification des autorisations des utilisateurs
Ajout des Catégories de dépenses dans Gestion des listes
Comment assigner les autorisations
Découvrez ci-dessous comment configurer ces autorisations.
Cliquez sur l'onglet Utilisateurs situé à gauche de l'écran.
Cliquez sur l’icône en forme de crayon au niveau de l'utilisateur pour Modifier ses autorisations.
Sélectionnez l’entreprise concernée dans le menu déroulant.
Depuis l'onglet Autorisations, faites défiler jusqu’à la section Dépenses.
Sélectionnez la ou les autorisations accordées.
Les modifications sont enregistrées automatiquement.
📎REMARQUE : Lors de la configuration d'un Approbateur dans l'onglet permission, vérifiez qu'il est bien activé dans l'onglet Paramètres également. Sinon il n'aura pas la possibilité d'approuver les notes de frais.
📌 ASTUCE : Avant de retirer les autorisations de dépense d’un utilisateur, vérifiez qu’il n’y a pas de note de frais en attente. Si besoin, il est nécessaire que l'approbateur rejète ou réassigne le rapport.
Si un rapport est en attente chez l’approbateur, lui seul a accès.
Seul l’approbateur attribué à l'origine aura la possibilité de soit l’approuver, soit le rejeter. Une fois rejeté, il devient accessible au demandeur.
De même, les notes de frais avec le statut ouvert ou rejeté dans la vue du demandeur, ne sont accessibles que par lui.
Si ces utilisateurs n'existent plus contactez l'assistance.