La section Gestion des listes permet de consulter ou gérer les différents codes et catégories associés à une entreprise pour le traitement des factures.
📎REMARQUE :
S'il n'y a pas d'intégration, l'ajout des catégories se fait manuellement ou via import de fichier.
Dès lors qu'une intégration est mise en place, les données vont synchroniser automatiquement depuis le logiciel intégré vers AutoEntry.
Découvrez ci-dessous les différentes fonctionnalités disponibles depuis la Gestion des listes.
Accès
Accédez à la page d'accueil de l'entreprise. Pour cela,
Cliquez sur Accueil puis sur l'entreprise
Cliquez sur Dossier si vous utilisez Sage for Accountants
Cliquez sur le menu secondaire Gestion des listes.
📎REMARQUE : Il est nécessaire d'avoir l'autorisation Paramètres de l'entreprise" pour accéder à la section Gestion des listes. Si besoin, contactez le propriétaire du compte ou un utilisateur ayant l'autorisation Gestion des utilisateurs pour obtenir une autorisation.
Onglets disponibles
La section Gestion des listes contient les onglets suivants :
Catégories
Codes de TVA (FR) / Codes de Taxe (CA)
Catégories de dépenses
Barèmes kilométriques (FR) / Taux kilométriques (CA)
Catégorie de suivi (comptes non intégrés)
Codes et Catégories
Les sections Catégories et Codes de taxe / TVA disposent des fonctionnalités suivantes :
Liste : Affichage de la liste complète des codes disponibles dans le système.
Visible Oui / Non : Cliquez sur cette bascule pour activer ou désactiver l’affichage des catégories dans les listes déroulantes dans les factures ou notes de frais.
Entreprises non intégrées:
Les options suivantes ne sont disponibles que pour les comptes non intégrés.
Ajouter ou téléverser : Ces boutons permettent d'ajouter ou importer des nouveaux codes.
Modifications : Cliquez dans le champ directement pour le modifier.
Supprimer : Cliquez sur la corbeille pour supprimer définitivement un code.
Comptes intégrés avec un logiciel de comptabilité
Les options pour supprimer, ajouter et importer ne sont pas disponible si l'entreprise est intégrée à un logiciel de comptabilité. Par exemple Sage 50 (Canada) ou Génération Expert (France).
Le message suivant apparaît dans ce cas « Les modifications des codes ne sont pas autorisées car l’entreprise est connectée à un logiciel de comptabilité ».
Toute modification des catégories se fait alors depuis le logiciel de comptabilité. Les données sont synchronisées automatiquement.
Si besoin, il est possible de relancer la synchronisation AutoEntry.
Catégories de Dépenses
La section catégories de dépenses permet de configurer les codes utilisés pour la gestion et l’affectation des notes de frais.
Taux kilométriques / Barèmes kilométriques
Cette section permet de configurer les différents taux ou barèmes à assigner aux demandeurs de notes de frais.
Une fois ces taux attribués, les utilisateurs utiliseront alors le taux approprié lors de l'ajout des frais kilométriques dans leur demande de notes de frais.
Categories de suivi
Les onglets Catégorie de suivi sont disponibles pour les entreprises non intégrées.
Il est possible d'ajouter jusqu’à trois catégories. Cette fonctionnalité permet de classer et de gérer vos factures.
Elle correspond aux champs Centres de coûts ou Départements disponibles dans les logiciels intégrés.
Etapes suivantes
Une fois les codes et catégories configurées, ceux-ci sont disponibles dans les menus déroulants depuis les factures.