Les paramètres fournisseurs permettent d'automatiser la saisie de certains champs en fonction du fournisseur sélectionné lors du traitement des factures d'achat.
📎REMARQUE : Ces paramètres ne sont pas disponibles pour les comptes clients.
Accès
📎REMARQUE : Il est nécessaire d'avoir l'autorisation "paramètres de l'entreprise" pour accéder à la section contacts.
Accédez à la page de l'entreprise :
Cliquez sur Accueil, puis sur l'entreprise concernée
Cliquez sur Dossier
Cliquez sur Contacts de l'entreprise depuis le menu secondaire.
Cliquez sur le fournisseur à modifier pour accéder à la page des Paramètres.
Découvrez ci-dessous comment configurer chaque paramètre.
Capture des postes
Cette option est désactivée par défaut. Seul le montant total de la facture est extrait (Net + Taxes) sans le détail des lignes. Un seul crédit par facture est utilisé.
Activez cette option pour extraire automatiquement toutes les lignes des factures associées à ce fournisseur. Deux crédits par facture sont utilisés.
⚠️MISE EN GARDE : Vérifiez l'option - Capture des postes - configurée dans les paramètres globaux de l'entreprise. Le paramètre défini au niveau de l’entreprise remplace le paramètre fournisseur.
Exemple : Si l'option est désactivée au niveau du fournisseur, mais activée dans les paramètres de l'entreprise, les lignes seront quand même extraites.
📌ASTUCE : Pour activer la capture des postes seulement pour quelques fournisseurs, désactivez-la depuis les paramètres de l'entreprise. Activez la ensuite pour chaque fournisseur concerné depuis les contacts de l'entreprise.
Devise
Configurez ici la devise des fournisseurs à l'étranger.
📌ASTUCE : Cela est utile pour les utilisateurs aux États-Unis/Canada ou d’Australie/Nouvelle-Zélande quand seul le même symbole $ est utilisé.
Date d’échéance par défaut
Il est possible de définir une échéance par défaut pour un fournisseur particulier.
Jour du mois en cours
Jour du mois suivant
Nombre de jours après la date de facturation
Nombre de jours après la fin du mois de facturation
Même date le mois suivant
Nombre de jours avant la fin du mois suivant
Nombre de jours à partir d'un mois après la date de facturation
Format de date par défaut
Il est possible de définir un format de date différent pour chaque fournisseur.
Par exemple, JJ-MM-AAAA ou MM-JJ-AAAA, etc.
📎REMARQUE : Cette option est également disponible au niveau général dans les Paramètres de l'entreprise)
Description par défaut
Saisissez ici une description personnalisée à ajouter dans toutes les factures avant de les publier dans votre logiciel de comptabilité.
📎REMARQUE : Applicable seulement quand les lignes -capture des postes - ne sont pas ajoutées.
Sans description par défaut, AutoEntry utilisera le nom du fournisseur pour chaque facture traitée.
Quand toutes les lignes de capture des postes sont extraites, la description par défaut n'apparaîtra pas.
Publication automatique
Il est ici possible d'activer la publication automatique des factures à condition d'avoir configuré les catégories et codes de taxes par défaut pour ce fournisseur. (Voir ci-dessous).
Une fois activée, le système attribuera les codes et catégories et publiera la facture automatiquement vers le logiciel de comptabilité.
Est visible
Activez au choix la visibilité : Oui / Non
Par défaut, un contact est visible et apparaîtra dans les menus déroulants.
Il est ici possible de désactiver l'affichage des contacts dans les menus déroulants tout en les gardant dans la liste des contacts.
Mémorisation Code de TPS/TVH / Catégorie
Quand les codes de taxe et de catégorie sont sélectionnés dans la facture et l'option Se souvenir de moi utilisée, ces paramètres sont enregistrés ici.
Il est possible d'ajouter ici ces paramètres manuellement via le bouton Ajouter Code de TPS/TVH/Catégorie.
Une fois configuré, le code et la catégorie et ajoutée automatiquement en fonction du taux applicable.
📌ASTUCE : Cette fonctionnalité s'avère utile quand le résumé de taxes est affiché sur la facture.