AutoEntry dispose d'une vérification des doublons en trois étapes pour détecter toute facture en double avant qu'elle ne soit publiée dans votre logiciel de comptabilité.
Trois étapes de vérification des doublons
Nous vérifions automatiquement vos factures à trois moments :
Doublons détectés au moment de l'importation
Doublons détectés au moment de l'importation
Lorsqu'une facture/note en double est détectée au moment de l'importation, le message « Fichier déjà téléversé - Traiter quand même » s'affiche dans la colonne État du fichier de votre flux d'activité.
Après l'importation, AutoEntry le compare aux fichiers précédemment importés pour cette entreprise. Si le fichier correspond, il est annulé et l'état du fichier apparaît comme indiqué ci-dessus.
📎REMARQUE : Aucun crédit n'a été utilisé à ce stade, car le fichier n'a pas encore été envoyé pour traitement.
Traiter quand même
Si vous pensez que ce doublon mis en évidence est une erreur et que le fichier n'a pas été importé auparavant, vous avez l'option de le traiter quand même.
Cliquez sur Traiter quand même.
Cela fait apparaître une fenêtre contextuelle pour confirmer que vous souhaitez traiter le fichier et ignorer la vérification des doublons effectuée par AutoEntry. Le traitement commencera alors pour ce fichier.
Cliquez sur Oui, continuer pour confirmer que vous souhaitez le traiter quand même.
📎REMARQUE :
Toutes les factures individuelles déjà traitées lors de l'importation précédente sont rejetées individuellement comme doublons. Donc, si les factures n'apparaissent pas dans votre boîte de réception, elles se trouvent probablement dans votre dossier Rejetés.
Un crédit est toujours débité pour traiter les éléments (factures/notes de frais/reçus/avoirs) même s'ils sont rejetés.
La détection automatique des factures en double envoyées à AutoEntry fonctionne lorsque le nom du fournisseur, la date de la facture, le numéro de la facture et le montant brut correspondent exactement.
Doublons détectés lors du processus d'extraction
Doublons détectés lors du processus d'extraction
AutoEntry reconnaît les doublons des factures/notes individuelles pendant le traitement, ce qui constitue la deuxième étape de la vérification des doublons.
Lorsque le nom du fournisseur, la date de la facture, le numéro de la facture et le montant brut correspondent à un document précédemment importé, le document est marqué comme un doublon et est ensuite rejeté.
Vous pouvez trouver ces factures dans votre dossier Rejetés avec un avis indiquant qu'il s'agissait d'une facture en double.
Vous pouvez cliquer sur Afficher sur le côté gauche pour voir l'image de la facture. Vous pouvez également passer outre la vérification des doublons et forcer la facture à entrer dans votre boîte de réception en cliquant sur le bouton Déplacer vers la boîte de réception.
La page Activité affiche également le document comme rejeté.
📎REMARQUE : Comme l'extraction complète et la vérification sont effectuées avant qu'une facture puisse être confirmée comme un doublon, toutes les factures/notes rejetées consomment un crédit comme d'habitude.
Doublons détectés lors de la publication
Doublons détectés lors de la publication
Lors de la publication d'une facture dans votre logiciel de comptabilité, AutoEntry effectue une vérification finale pour confirmer si elle existe déjà dans le logiciel. Cela peut se produire si la facture a été saisie manuellement par un collègue ou avant que vous ne commenciez à utiliser AutoEntry.
Si une facture avec le même nom de fournisseur, la même date de facture, le même numéro de facture et le même montant brut existe déjà dans votre logiciel de comptabilité, une icône d'avertissement rouge avec un message d'erreur s'affiche à côté de la facture dans votre boîte de réception. Cliquez sur l'icône d'avertissement pour afficher le message. Ce message diffère selon le logiciel de comptabilité avec lequel vous êtes intégré.
Lorsque vous consultez le message d'erreur, vous avez la possibilité de passer outre l'avertissement de doublon. Pour forcer la publication de la facture dans votre logiciel, cliquez sur Ajouter la facture quand même, et elle sera ensuite publiée.
📌ASTUCE : Vérifiez les données de la facture correspondante dans votre logiciel de comptabilité. Si vous effectuez cette vérification et trouvez le doublon, vous pouvez sélectionner l'option Rejeter la facture.
Quels champs sont vérifiés pour confirmer un doublon ?
Pour les factures individuelles, lorsque le fichier importé n'a pas été reçu auparavant, les champs suivants sont utilisés pour vérifier si une facture est un doublon ou non :
Nom du fournisseur/vendeur
Numéro de facture
Date de la facture
Montant total brut
Suis-je facturé pour les téléchargements en double ?
Cela dépend de l'étape à laquelle le doublon est identifié.
Les points suivants s'appliquent aux téléchargements dans les sections Achats, Ventes, Rapports de Dépenses et Relevés Fournisseurs :
Si le même fichier est téléchargé deux fois, cela sera reconnu avant qu'il ne soit envoyé pour traitement. Cette situation apparaîtra sur votre écran Activité avec le statut Fichier déjà téléchargé. Dans ce cas, vous ne serez pas facturé pour ce téléchargement, à moins que vous ne sélectionniez l'option "Traiter quand même".
Si un fichier différent contenant un document déjà traité est téléchargé, il ne sera pas identifié comme un doublon avant d'être envoyé pour traitement. Dans ce cas, le fichier n'étant reconnu comme doublon qu'au moment de l'extraction, vous serez facturé pour ce téléchargement.
La vérification finale des doublons se fait au moment de la publication. Si une facture est signalée comme doublon à cette étape, cela signifie que la facture n'a pas été téléchargée auparavant sur AutoEntry. Cependant, elle a été entrée manuellement dans votre logiciel de comptabilité ou elle a été publiée puis republiée sur AutoEntry. Dans ces deux cas, la facture a tout de même été entièrement traitée par AutoEntry et vous serez facturé pour ce téléchargement.
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