Lors de la configuration des accès utilisateurs dans les dossiers Achats ou Ventes, les options ne permettent pas d'importer les documents sans donner l'accès à la modification.

L'autorisation Télécharger dans le dossier Achats ou Ventes donne automatiquement accès aux fonctionnalités Afficher / Modifier.

L’autorisation Afficher / Modifier inclut également la fonctionnalité de publication.

Pour permettre l'envoi des factures sans donner l'accès à la modification et publication des factures, il existe trois options :

Cette option permet d'envoyer les factures par e-mail à l'adresse de réception pour le dossier Achats ou Ventes.

Avantage : Cette méthode ne requière pas d'accès au compte.

Inconvénient : L'envoi implique extraction automatique et déduction des crédits.

Il est possible de restreindre l'accès à l'onglet Dépenses dans Notes de frais.

Il suffit de donner l'autorisation Dépenses > Demandeur.

Cette option requière la création d'une Note de frais, l'approbation par un autre utilisateur avant d'envoyer dans le dossier Achats.

Avantage : Cette méthode permet de restreindre l'accès au dossier Achats.

Inconvénient : Cette méthode rajoute une étape de validation.

Il est également possible de restreindre l'accès au dossier Gestion des fichiers.

Cette option permet à l'utilisateur d'importer les fichiers avant de les envoyer pour extraction.

Avantage : Permet de gérer les fichiers et de les valider avant extraction.

Avantage / Inconvénient : L'accès à Achat est indirect. L'utilisateur ayant l'accès à la gestion des fichiers a aussi l'accès pour déplacer vers Achats. Par contre, l'accès à la modification et la publication est restreinte.