Découvrez comment utiliser la Gestion des fichiers avant d'extraire vos documents.
Avantage de la Gestion des fichiers
Le dossier Gestion des fichiers permet d'importer et gérer les documents avant de les envoyer vers les autres dossiers pour extraction. Aucun crédit n'est utilisé pour télécharger dans ce dossier.
📎REMARQUE : Il est possible de donner à un utilisateur l'accès à la Gestion des fichiers et en même temps restreindre l'accès aux autres dossiers. Cela permet ainsi de contrôler le traitement des fichiers importés et l'utilisation des crédits.
Il n’y a actuellement aucun frais ni limite de stockage pour le téléchargement et le stockage de documents dans la gestion des fichiers. Cependant, en cas d’abus avec un stockage excessif, AutoEntry se réserve le droit de réévaluer les limites de stockage ou les frais à l’avenir.
Lorsque des documents sont envoyés pour traitement vers les autres sections, les crédits sont alors déduits en fonction du type de document.
Aperçu des sections
Le dossier Gestion des fichiers contient 4 sections.
Dossier Racine
Flux Bancaires
Flux Fournisseurs
Corbeille
📎REMARQUE : Les fonctionnalités Flux bancaires et Flux fournisseurs ne sont plus disponibles aux nouveaux utilisateurs. Cette fonctionnalité n'est pas documentée.
Flux de travail
L'utilisation du dossier implique les actions ci-dessous, dans la logique suivante :
L'activation de l'accès à la section Gestion des dossiers
La création des dossiers au sein du dossier racine
L'ajout des fichiers dans le dossier approprié
Attribution de la date du document (optionnel)
Attribution du type du document (requis avant envoi)
Révision des fichiers : vérifiez le format requis avant extraction
Gestion des fichiers :
Fonctionnalités
Le Dossier Racine est le dossier principal dans Gestion des fichiers.
Les boutons suivants sont disponibles au sein du dossier Racine et tout nouveau dossier créé par la suite :
Nouveau dossier
Cliquez sur Nouveau dossier pour ajouter des sous-dossiers au sein du dossier racine ou tout dossier actuel.
Téléverser / Télécharger
Cliquez sur Téléverser / Télécharger pour importer des fichiers dans le dossier actuel.
Actions
Une fois les fichiers ou dossiers ajoutés, le bouton Actions permettra d'effectuer une même action pour plusieurs documents à la fois.
Corbeille
La corbeille contient les fichiers supprimés précédemment. Il est alors possible de les supprimer définitivement ou de les restaurer.
Affichage du dossier Racine
Une fois les dossiers et fichiers ajoutés, les données et options suivantes sont disponibles dans le Dossier Racine ainsi que dans chaque sous dossiers.
La liste affichera tous les fichiers ajoutés et dossiers créés dans le dossier Racine.
Retrouvez également un accès vers la corbeille au sein du dossier Racine.
La liste contient les éléments et colonnes suivantes pour chaque fichier :
Icône de téléchargement pour exporter le fichier importé
Nom du fichier - Cliquez sur le fichier pour le visualiser
Prévoyez un délai de quelques minutes pour générer l'aperçu du fichier en fonction de la taille du fichier.
Ajouté par
Ajouté le
Date du document
A noter que le système ne lira pas les données des fichiers importés dans Gestion des fichiers. Seule la date de chargement sera indiquée. Pour faciliter la gestion des fichiers avant traitement, il est possible ici de saisir manuellement la date du document. Une fois le fichier envoyé pour extraction, la date réelle du document sera récupérée indépendamment de la date sélectionnée ici.
Taille
Type de fichier
Il est nécessaire d'attribuer un type manuellement avant d'envoyer le fichier pour traitement. Pour plus d'information, consultez Envoyer des documents pour traitement.
Statut : Envoyé > En file d’attente pour traitement >Traitement > Prêt
Une fois prêt, le document apparaîtra dans la boîte de réception du dossier approprié.
Action
Une fois le Type de fichier attribué, le bouton Envoyer apparaîtra dans cette colonne. Pour plus d'information, consultez Envoyer des documents pour traitement.