L'onglet Dépenses dans le dossier Notes de frais est disponible aux utilisateurs ayant l'autorisation Demandeur.
Une fois une dépense importée et extraite, celle ci apparaîtra dans l'onglet Dépenses dans le profil de l'utilisateur. La dépense est alors disponible pour ajout dans une note de frais.
📎 REMARQUE : Cet onglet est similaire à la Boîte de réception présente dans les dossiers Achats, Ventes et Relevés. Par contre, les utilisateurs ne verront que les dépenses importées par eux mêmes sur leur profil. L'accès aux dépenses importées par d'autres utilisateurs n'est pas disponible. (Contrairement aux dossiers Achats, Ventes et Relevés).
Options disponibles
Découvrez ci-dessous les différentes options disponibles dans l'onglet Dépenses.
Cliquez sur Afficher pour consulter le détail de chaque dépense et assigner les catégories. Depuis cette page :
Sélectionnez des catégories
Modifiez les informations si nécessaire
Indiquez si la dépense est remboursable ou non
Consultez l’historique de la facture et téléchargez le document au format PDF
Partagez le lien de l’image
Associez la dépense à une Note de frais directement dans la colonne Notes de frais
Cliquez sur Ajouter des postes pour
L'ajout d'une dépense manuelle
La création des frais kilométriques
Actions
Pour activer le bouton Actions, cochez une ou plusieurs dépenses dans la liste à gauche. Cette fonctionnalité permet d’appliquer une même action à plusieurs dépenses simultanément avant de les assigner à une Note de frais.
📎 REMARQUE : Pour procéder, il est nécessaire que l'état soit vide. Une fois assignée à une note de frais, ces options sont bloquées.
Exemple: Impossible de déplacer les dépenses figurant dans les notes de frais.
Assigner à une Note de frais
Archiver
Rejeter
Déplacer - vers un autre dossier (Achats ou Ventes)
Supprimer
📎 REMARQUE : L’option de téléchargement n’est pas disponible depuis le menu Actions. Par contre, il est possible de télécharger les dépenses depuis la fenêtre de détail des dépenses.
Filtres
Utilisez les filtres pour cibler les dépenses par date, mot clé ou statut:
Statuts disponibles :
Tous les statuts
Non assigné
Ouvert
Transmis
Rejeté
Problèmes d'accès et résolution
Si l'utilisateur quitte l’entreprise, les autres utilisateurs n'auront pas l'accès aux fichiers importés dans le dossier Dépenses, y compris pour les administrateurs.
Dans ce cas, invitez l'utilisateur de nouveau ou contactez l'assistance pour effectuer l'une des opérations suivantes :
Validation de la notes de frais : Ajoutez les dépenses dans une Note de frais et envoyez celle-ci à un approbateur ayant l'option de modification.
Envoi vers Achats: Déplacez les dépenses vers le dossier Achats directement. Les dépenses sont alors disponibles à tout utilisateur ayant accès au dossier.