Lors du téléversement d’un document, AutoEntry extrait uniquement le montant total par défaut.
Les sections ci-dessous expliquent comment activer l’extraction des lignes pour capturer automatiquement le détail des lignes de facture. Cette option utilise un crédit supplémentaire par facture.
La configuration s’effectue à différents niveaux :
Configuration au niveau de l’entreprise ou du fournisseur
Activation ponctuelle lors du téléversement d’un document
Ajout manuel des lignes après extraction (sans crédit supplémentaire)
📎 REMARQUE : l’extraction automatique inclut la description de l’article, le prix unitaire et les montants Net/Taxe/Total lorsque ces données sont disponibles.
Activation de l'extraction des postes
Il est possible d'activer l'extraction automatique globalement au niveau de l'entreprise ou seulement pour des fournisseurs spécifiques. Il est également possible d'activer l'extraction ponctuellement au moment du televersement.
📎 REMARQUE : L’activation de la capture des lignes dans les paramètres de l’entreprise s’applique à tous les documents et remplacera les paramètres fournisseurs.
Pour configurer l’extraction des lignes pour un fournisseur spécifique, désactivez cette option au niveau de l’entreprise. Le paramètre de l’entreprise remplace toujours le paramètre du contact.
Niveau entreprise
Pour extraire automatiquement toutes les lignes pour tous les documents de façon générale, activez l'option depuis les Paramètres de l'entreprise.
Cliquez sur Accueil et sélectionnez l'entreprise.
Cliquez sur Paramètres de l'entreprise depuis le menu secondaire.
Cochez l'option Capture des postes pour activer l'extraction.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Niveau fournisseur
Pour extraire le détail uniquement pour des factures associées à des fournisseurs en particulier, configurez cette option depuis les paramètres de chaque fournisseur.
Cliquez sur Accueil et sélectionnez l’entreprise dans la liste.
Dans le menu secondaire, cliquez sur Contacts de l’entreprise.
Cliquez sur le fournisseur pour ouvrir la page des paramètres du fournisseur.
Sous l’onglet Général, définissez l’option Capture des lignes sur Oui pour activer l’extraction complète.
Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de page.
Niveau document
Il est également possible d'activer l'extraction de façon ponctuelle avant de téléverser vos documents, depuis la fenêtre de téléchargement. Les postes sont extraits uniquement pour ce téléversement et se désactivent à nouveau pour le téléversement suivant.
Ajout manuel
Il est possible de rajouter le détail des lignes manuellement après extraction et avant de publier une facture.
Affichage des postes
S'il y a beaucoup de lignes ou champs de catégories, il est possible que certains champs soient cachés en fonction de la taille de l'écran.
Il est possible de changer l'affichage pour réarranger les cadres de façon horizontale.
Pour cela, cliquez sur l'icône d'expansion à quatre flèches en haut à droite de la section des postes.
Si besoin, ajustez la taille de la section des postes à l'aide du curseur en haut des postes.
Pour revenir vers l'affichage normal cliquez sur la même icône en haut à droite.
Questions fréquentes
Tickets de caisse
L'extraction ne sera pas possible à partir de tickets de caisse.
Si besoin, ajoutez les lignes manuellement après extraction.
Décimales et remises
L’extraction des lignes ne capture pas la quantité de produit dans les cas suivants :
le prix unitaire comporte plus de deux décimales
des remises s’appliquent ligne par ligne
Exceptionnellement, la quantité unitaire aura pour valeur 1 et les montants de ligne correspondront au total de la ligne, sans coût par article.
AutoEntry ne gère pas les unités multiples ou les colis (par exemple, un carton de 24 unités). Le système extrait ces données comme une seule unité.
Orientation
L’extraction des lignes ne fonctionne pas lorsque le document est téléversé à la verticale. Dans ce cas, aucun crédit supplémentaire ne s’applique pour l’extraction des lignes.
Lisibilité
Assurez vous de la qualité du scan et format requis pour garantir une extraction correcte.