Préliminaire
Pour envoyer une facture de vente :
Il est nécessaire d'avoir activé l'option de facturation électronique en s'inscrivant à la plateforme agrée de Sage. Cela activera alors l'option pour envoyer les factures au format électronique dans l'onglet Téléchargements.
Il est également nécessaire de télécharger la facture (image ou document) dans AutoEntry pour extraire les données et la numériser.
📎REMARQUE : AutoEntry ne permet pas de créer les factures. Une fois la facture ajoutée et extraite dans AutoEntry, elle apparaît alors dans l'onglet boîte de réception du dossier Ventes. Elle est alors disponible pour l'envoi au format électronique.
Pour plus d'informations, consultez l'article Gestion des factures électroniques de vente.
Envoi d'une facture électronique de vente
Une fois prête suite à l'extraction, envoyez la facture au client depuis la liste des factures ou depuis le détail de la facture elle même.
Envoi depuis la facture
Accédez à la page d'accueil de l'entreprise.
Accédez au dossier Ventes, puis Boite de réception.
L'onglet Téléchargements s'affiche automatiquement avec la liste des factures téléchargées.
Cliquez sur Action à droite de la facture, puis Voir la facture.
Le document original s'affiche à droite et les informations extraites à gauche.
Vérifiez le nom et Compte du client.
Le système sélectionnera automatiquement le contact s'il existe dans la liste des contacts. Si besoin, modifiez ou ajoutez le contact.
Vérifiez que le numéro de Siret est bien correct et présent.
📎REMARQUE : Attention, l'adresse de facturation électronique (En général le numéro de Siret) est obligatoire au niveau du compte client dans AutoEntry pour envoyer la facture électronique. Le numéro doit apparaître sous le nom du client.
⚠️AVERTISSEMENT : Lors d'une intégration avec Génération Expert veuillez consulter l'article Gestion et synchronisation des contacts avec Génération Expert et erreurs identifiées. Même si le siret est bien présent dans GE, les contacts synchronisés depuis GE n'auront pas l'adresse électronique / siret rattachée. Il est nécessaire de créer un nouveau contact depuis la facture depuis AutoEntry.
Vérifiez les montants et descriptions.
📎REMARQUE : Une fois envoyée, il ne sera plus possible de modifier les montants, dates et descriptions.
Une fois satisfait des informations, cliquez sur Envoyer sous forme de facture électronique.
Cliquez sur Confirmer et envoyer.
La facture disparaît de l'onglet Téléchargements vers l'onglet factures électroniques envoyées.
Envoi depuis la liste
Il est possible d'envoyer la facture directement depuis la liste sans vérifier les détails :
Accédez à la page d'accueil de l'entreprise.
Accédez au dossier Ventes, puis Boite de réception.
L'onglet Téléchargements s'affiche automatiquement avec la liste des factures téléchargées.
Depuis la liste, vérifiez au niveau de la facture le Compte du client et vérifiez la présence de l'adresse électronique obligatoire pour l'envoi de la facture. (Doit apparaître au niveau du compte client).
Cliquez sur Action à droite de la facture puis Envoyer sous forme de facture électronique.
Champs obligatoires
Message : Renseignez les informations obligatoires :
Le nom et Compte du client avec son numéro de Siret.
La Date, Montants et Descriptions.
Le numéro de facture.
📎REMARQUE : Il n'est pas nécessaire de remplir les champs Catégorie, Journaux, Codes et Comptes de TVA lors de l'envoi au client. Ces informations ne seront requises qu'au moment de la publication vers Génération Expert.
📌ASTUCE : Veillez à créer vos contacts automatiquement avec un numéro de Siret. Vérifiez la liste des contacts. Si besoin, vérifiez avec le cabinet pour approuver et synchroniser les contacts.
📎REMARQUE : Si l'erreur apparaît "Ce contact ne possède pas d'adresse de facturation électronique valide", il est nécessaire de recréer un nouveau contact pour rattacher l'adresse électronique correctement.
Étapes suivantes
Une fois la facture envoyée, suivez le statut de la transmission depuis l'onglet Factures électroniques envoyées.