INTRODUCTION
L'intégration entre Sage for Accountants (SFA) et AutoEntry répond aux besoins des clients d'un cabinet comptable qui ne disposent pas de logiciel de facturation.
AutoEntry permet aux clients du cabinet d'envoyer les factures électroniques à leurs propres clients. Ces utilisateurs ont alors une solution pour rester conforme à la législation sur la facturation électronique.
Les factures créées manuellement sont numérisées dans AutoEntry, puis envoyées électroniquement aux clients via la Plateforme Agrée de Sage. Elles sont également transmises au cabinet comptable comptabilisées grâce à l'intégration entre AutoEntry, SFA et Génération Expert.
Aperçu du traitement de la facture électronique
Enregistrement à la Plateforme Agrée de Sage (Sage PA).
Import et extraction dans AutoEntry.
Envoi au client depuis AutoEntry via la plateforme agrée.
Validation, contestation ou refus de la facture.
Codification et publication vers Génération Expert. (Si le compte est intégré)
Archivage dans AutoEntry.
PRELIMINAIRE
Étapes à suivre avant de traiter les factures électroniques de ventes :
AutoEntry via Sage for Accountants
La fonctionnalité pour gérer les factures électroniques n'est disponible que pour les cabinets comptables ayant créé un compte AutoEntry via Sage for Accountants en France. Les clients du cabinet invités à ce type de compte auront la possibilité de gérer les factures électroniques.
Inscription à la Plateforme Agrée
Il est ensuite nécessaire de s'inscrire sur la plateforme Sage agrée par la DGFiP pour activer la facturation électronique. (L'inscription est faite par le cabinet)
📎REMARQUE : Les utilisateurs ajoutés comme utilisateurs secondaires depuis la section Utilisateurs (les clients du cabinet) n'auront pas cet accès. Si besoin, contactez le cabinet comptable pour activer l'inscription.
Extraction
Une fois le compte en place, le cabinet ou le client accédera au compte AutoEntry du client pour numériser les factures.
Pour numériser une facture, cliquez sur Télécharger un document et sélectionnez le dossier Ventes.
📎REMARQUE : Avant de sélectionner le fichier, veillez à consulter le guide Ajout et extraction des documents.
Vérifiez la facture à numériser. Si la facture n'est pas conforme au format requis, celle-ci sera rejetée automatiquement.
Veillez à sélectionner l'option Intégration des articles pour extraire toutes les lignes de la facture.
Une fois la facture extraite et numérisée sans erreur, elle apparaîtra avec le statut "prête" dans la boîte de réception du dossier Ventes. Elle sera alors disponible pour envoi au client.
📌ASTUCE : Le dossier Activité permet de consulter le statut de l'extraction.
TRAITEMENT
Pour gérer les factures électroniques, accédez au dossier Ventes, puis cliquez sur Boîte de réception. La boîte de réception comprend deux onglets :
Téléchargements
Factures électroniques envoyées
Onglet Téléchargements
Cet onglet permet de gérer les factures prêtes après extraction.
Visualiser la facture et vérifier l'extraction avant l'envoi au client
Rejeter ou déplacer la facture si ajoutée par erreur
Envoyer la facture électronique au client via la Plateforme Agrée
Publier et Archiver une facture sans l'envoyer au client
📎REMARQUE : Les options pour publier et archiver sont disponibles au choix depuis l'onglet Téléchargements avant l'envoi ou depuis l'onglet Factures envoyées après envoi.
Pour plus d'information, consultez Onglet Téléchargements de vente
Onglet - Factures électroniques envoyées
Cet onglet permet de gérer les factures une fois celles-ci envoyées électroniquement aux clients.
Cycle de la facturation via la PA
Vérification du status de la transmission via la plateforme agrée.
Validation par le client (ou refus, report ou contestation).
Confirmation de l'encaissement.
Traitement interne dans AutoEntry
Publication vers GE (comptabilisation)
Archivage
Pour plus d'information, consultez Onglet Factures électroniques envoyées.
ETAPES SUIVANTES
Une fois le cycle de facturation électronique achevé, il est nécessaire de finir le traitement de la facture au sein de AutoEntry. Les tâches sont réparties entre le cabinet et le client en fonction de leur préférence.
Publication
Avant de publier la facture, il est nécessaire de la codifier. Les champs à remplir dépendent de l'intégration avec Génération Expert.
📎REMARQUE : Si le compte n'est pas intégré avec Génération Expert, l'option Accepter remplace Publier et permet de valider la facture en interne.
📎REMARQUE : Actuellement, l'option Publier n'est disponible qu'après réception du paiement. Une amélioration est en cours de développement pour activer l'option dès l'approbation du client et sera bientôt disponible.
Archivage
L'archivage permet de déplacer la facture depuis la Boîte de réception vers l'onglet Archives.
Il est possible d'activer l'archivage automatique dès la publication.
📌ASTUCE : Selon les préférences du cabinet, il est possible de publier les factures avant ou après l'archivage. La publication depuis l'Archive permet de gérer le cycle de la facturation depuis la Boîte de réception et la comptabilisation depuis l'Archive. Cette méthode permet de séparer les tâches entre le cabinet et le client.
Consultez l'Index sur la Facturation électronique.