Le module Notes de frais dans AutoEntry permet de gérer les frais encourus par les employés dans une entreprise.

Le dossier Notes de frais contient les onglets suivants, en fonction des autorisations :

L'onglet Dépenses correspond à la boîte de réception pour les dépenses importées via l'application, par courriel ou directement sur le site web.

Sélectionnez ici la catégorie de dépense appropriée (si non définie lors du téléversement) et assignez les dépenses à une note de frais.

Le bouton Afficher à gauche de chaque dépense permet de la visualiser et de la marquer comme remboursable ou non.

Une fois qu'un utilisateur crée une note de frais à partir des dépenses téléversées, celle-ci apparaît sous l'onglet Notes de frais. L'utilisateur à la possibilité d'ajouter des reçus supplémentaires jusqu'à l'envoi de la note pour approbation.

Si l'approbateur n'a pas encore consulté une Note de frais après réception, le demandeur aura la possibilité de la rouvrir. Par contre, une fois ouverte par l'approbateur, la demande est verrouillée pour le demandeur.

Une note de frais soumise apparaît dans l'onglet Révision, prête à être approuvée ou rejetée. Seule la personne désignée comme approbateur sur cette note a accès à cet onglet.

Il est ici possible de télécharger la note de frais e au format PDF ou Excel si nécessaire.

Le filtrage des états dans l'onglet Révision affiche en priorité les notes de frais nécessitant une attention particulière (exemple : rejetées, ouvertes, soumises, en attente).

Comme dans d'autres sections d'AutoEntry, l'onglet Activité affiche tous les fichiers téléversés et traités dans AutoEntry, ainsi que les détails de chaque téléversement.

Le dossier Archives contient toutes les dépenses individuelles précédemment traitées et déplacées depuis l'onglet Dépenses vers l'archive.

Si un document ajouté n'est pas traitable, il sera transféré dans le dossier Rejets avec la raison du refus.

Si un élément est rejeté, il est possible de le déplacer manuellement dans la boîte de réception des dépenses. Il est alors nécessaire de saisir manuellement les détails manquants.

Cet onglet permet d'ajouter des utilisateurs et de modifier leurs droits d'accès. Seuls les utilisateurs ayant la Gestion des utilisateurs ont accès à cette section.

Il existe trois niveaux d'accès utilisateur pour les dépenses : Demandeur, Approbateur et Administrateur.

En fonction des autorisations octroyées, il est possible que certains onglets ne soient pas visibles.

L'autorisation Demandeur donne accès aux rubriques

L'autorisation Approbateur donne accès aux rubriques suivantes

Il est possible de donner l'autorisation d'accès à toutes les rubriques - (Demandeur, Approbateur, Administrateur) associées à un compte.

Dans tous les cas, les utilisateurs demandeurs d'une entreprise ne voient que les reçus qu'ils ont téléversés eux-mêmes.

Les demandeurs ne voient pas les téléversements d'autres utilisateurs.

Les approbateurs et administrateurs ne verront pas les dépenses tant qu'une note de frais n'est pas soumise pour approbation.

Une fois les dépenses téléversées et extraites, les demandeurs compileront une note de frais à partir des reçus extraits.

Lorsque toutes les dépenses sont ajoutées à une note, cette dernière est soumise pour approbation. Le demandeur choisit alors l'approbateur requis, si nécessaire (ce qui permet de prendre en charge plusieurs équipes et approbateurs au sein d'une même entreprise).

L'approbateur approuvera ou rejettera la note. Si approuvée, elle est envoyée dans le dossier Achats pour publication dans votre logiciel comptable. Si rejetée, elle est renvoyée au demandeur.

Si besoin, il est possible de sauvegarder une Notes de frais au format PDF. Par exemple si des signatures sont requises.
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Une fois la note de frais approuvée, AutoEntry la convertit en facture d'achat dans la boîte de réception des achats. Les dépenses individuelles sont alors listées comme lignes articles dans la facture.

Taxes : Toutes les dépenses de la note de frais apparaissent dans le dossier Achats avec la taxe incluse.

Si des taux différents sont utilisés, ceux ci seront détaillés dans le résumé des taxes / TVA

Lors du téléversement via l'application mobile, les demandeurs ont la possibilité de sélectionner la catégorie de dépense à laquelle se rapporte la dépense. Ces catégories comptables sont définies à partir de la page Gestion des listes.

Le bouton Ajouter des Postes / Articles permet de créer manuellement une dépense lorsqu'un reçu est introuvable.

Il est aussi possible d’ajouter des dépenses kilométriques à une note de frais.

Il est nécessaire de définir les taux kilométriques au préalable depuis la Gestion des listes.

Un frais kilométrique affiche les détails du trajet (départ et destination), la distance parcourue et le tarif appliqué. Tous les détails figurent sur le poste de dépense individuel ainsi que dans le PDF de la note de frais.