Une fois les documents téléchargés et extraits sans erreur, ceux ci apparaîtront dans la boîte de réception pour traitement et validation.
(Acceptation des documents pour les comptes non intégrés ou publication vers le logiciel de comptabilité intégré).
Emplacements des boites de réception
L'onglet Boîte de réception est disponible dans les dossiers suivants :
Achats
Relevés fournisseurs
Ventes
Relevés bancaires
📎 REMARQUE : Le libellé des boîtes de réception dans les dossiers Notes de frais et Gestion des fichiers est différent :
Notes de Frais → onglet Dépenses
Gestion des fichiers → onglet Racine
Pendant l’extraction
Après l'import d'un fichier, celui-ci n'apparaît pas automatiquement dans la boîte de réception.
Un message confirmera le traitement en cours.
Pour vérifier la progression du traitement en cours, cliquez sur l’onglet Activité.
📌 ASTUCE : Pour localiser un fichier en cours de traitement, changez le filtre par statut.
Fonctionnalités disponibles
Une fois l’extraction terminée, le document apparaît alors dans la boîte de réception et les fonctionnalités suivantes sont disponibles.
Numéro de facture / Afficher | Cliquez sur le numéro de facture ou Afficher pour accéder au détail du document.
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Listes déroulantes | Il est possible de sélectionner les champs suivants directement depuis la liste.
Il n'est alors pas nécessaire d'ouvrir chaque document.
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Cases de sélection | Les cases de sélection permettent :
La case située en haut de la liste permet également de sélectionner ou désélectionner tous les documents.
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Actions > Accepter ou publier | Une fois tous les champs renseignés, il est alors possible de
Ces actions sont disponibles uniquement dans les dossiers Achats et Ventes
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Actions > Déplacer | Si le document est au mauvais endroit, déplacez-le vers le bon dossier ou entreprise.
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Actions > Archiver | L’archivage permet de déplacer les documents vers le dossier Archives pour se concentrer sur les documents à traiter dans la boîte de réception.
L’auto-archivage permet de déplacer les documents automatiquement.
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Actions > Rejeter | Dans le cas d'erreur il est possible de rejeter un document manuellement.
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Téléchargement (export) | Une fois le document sélectionné depuis la liste, il est possible de l'exporter dans différents formats.
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Recherche | Les options suivantes permettent de cibler les documents :
Dans le dossier Achats :
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Problèmes courants
Fichier non visible
Si le fichier n'apparaît pas dans la liste,
Vérifiez le statut de l'extraction dans l'onglet Activité
Vérifiez l'onglet Archive
Pour plus d’informations, consulter le guide Le document n’apparaît pas dans la boîte de réception.
Fichier bloqué
Les documents restent dans la boîte de réception par défaut après publication ou acceptation. Pour déplacer un fichier, utilisez l'option Archive.
Si un fichier est bloqué et ne se publie pas automatiquement,
Vérifiez le statut de publication et vérifiez le statut de l’intégration.
Pour plus d’informations, consultez le guide Echec de publication des factures.