Une fois les documents téléchargés et extraits sans erreur, ceux ci apparaîtront dans la boîte de réception pour traitement et validation.
(Approbation des documents pour les comptes non intégrés ou publication vers le logiciel de comptabilité intégré).
Emplacements des boites de réception
L'onglet boîte de réception est disponible dans les dossiers suivants :
Achats
Relevés fournisseurs
Ventes
Relevés bancaires
📎 REMARQUE : Il n'y a pas de boîtes de réception dans les dossiers Notes de frais et Gestion des fichiers. Les fichiers téléchargés apparaissent alors dans les dossiers suivants :
Notes de Frais → onglet Expenses
Gestion des fichiers → onglet Racine
Pendant l’extraction
Après le téléversement, AutoEntry traite le fichier avant son affichage dans la boîte de réception.
Un message confirme le traitement en cours.
Pour vérifier la progression du traitement en cours, cliquez sur l’onglet Activité.
📌 ASTUCE : Pour localiser un fichier en cours de traitement, changez le filtre par statut.
Fonctionnalités disponibles
Une fois l’extraction terminée, le document apparaît alors dans la boîte de réception et les fonctionnalités suivantes sont disponibles.
Afficher / Modifier | Sélectionnez Visualiser pour ouvrir et modifier un document. |
Listes déroulantes | Il est possible de sélectionner les champs suivants directement depuis la liste.
Il n'est alors pas nécessaire d'ouvrir chaque document.
|
Cases de sélection | Les cases de sélection permettent :
La case située en haut de la liste permet de sélectionner ou désélectionner tous les documents. |
Filtre de statut | Dans le dossier Achats, il est possible de filtrer par statut publié ou non.
|
Approuver ou publier | Une fois tous les champs renseignés, il est alors possible de
Ces actions sont disponibles uniquement dans les dossiers Achats et Ventes |
Déplacer | Si le document est au mauvais endroit, déplacez le vers le bon dossier ou entreprise. |
Archiver | L’archivage permet de déplacer les documents vers le dossier Archives pour se concentrer sur les documents à traiter dans la boîte de réception. L’auto-archivage déplace les documents automatiquement. |
Rejeter | Si un document n'est pas à traiter, rejetez le pour le déplacer vers le dossier Rejets. |
Télécharger | Ajoutez et téléchargez des nouveaux documents. |
Rechercher | Les options suivantes permettent de cibler les documents :
|
Problèmes courants
Fichier non visible
Si le fichier n'apparaît pas dans la liste, cela indique généralement :
une extraction non terminée
un fichier déjà archivé
Consultez alors l’onglet Activité ou vérifiez les documents archivés.
Pour plus d’informations, consulter le guide Le document n’apparaît pas dans la boîte de réception.
Fichier bloqué
Un fichier reste dans la boîte de réception par défaut après publication ou approbation. Pour déplacer un fichier, il est alors nécessaire de l'archiver.
Si un fichier est bloqué et ne se publie pas automatiquement,
Vérifiez le statut de publication et vérifiez le statut de l’intégration.
Un échec de publication empêchera l’archivage du fichier.
Pour plus d’informations, consulter le guide Echec de publication des factures.