Le module Dépenses d'AutoEntry permet aux utilisateurs de téléverser et de traiter des reçus ou des factures de dépenses. Ces dépenses peuvent ensuite être ajoutées à des notes de frais.

Cet article passera en revue les points suivants :

Lorsque vous êtes sur la page d'accueil de votre entreprise, votre dossier Notes de frais ressemblera à ceci :

Cet onglet est votre boîte de réception pour les dépenses traitées, téléversées via l'application, par courriel ou directement sur le site web. Ici, vous pouvez sélectionner la catégorie de dépense appropriée (si non définie lors du téléversement) et l'attacher à une note de frais existante. Le bouton Afficher à gauche de chaque dépense vous permet de la visualiser et de la marquer comme remboursable ou non.

Une fois qu'un utilisateur crée une note de frais à partir de ses dépenses téléversées (voir plus loin dans cet article), celle-ci apparaît sous l'onglet Notes de frais. L'utilisateur peut continuer d'ajouter des reçus aux notes ouvertes si nécessaire jusqu'à la soumission de la note pour approbation. Il sélectionne également l'approbateur chargé de valider ses dépenses.

Après soumission, la note de frais peut être récupérée et modifiée par son créateur jusqu'à ce que l'approbateur l'ouvre.

Une fois ouverte par l'approbateur, la note est verrouillée pour le demandeur.

Une note de frais soumise apparaît dans l'onglet Révision, prête à être approuvée ou rejetée. Seule la personne désignée comme approbateur sur cette note a accès à cet onglet. La note de frais peut également être téléchargée au format PDF ou Excel si nécessaire.

Le filtrage des états dans l'onglet Révision affiche en priorité les notes de frais nécessitant une attention particulière (ex. : rejetées, ouvertes, soumises, en attente).

Comme dans d'autres sections d'AutoEntry, l'onglet Activité affiche tous les fichiers téléversés et traités dans AutoEntry, ainsi que les détails de chaque téléversement.

Le dossier Archives contient toutes les dépenses individuelles précédemment traitées et approuvées. Tout fichier de l'onglet Dépenses (Boîte de réception) peut également y être déplacé à tout moment.

Tout élément téléversé sur AutoEntry qui n'a pas pu être traité sera placé dans le dossier Rejets avec la raison de son rejet. Si un élément est rejeté, il peut être déplacé manuellement dans la boîte de réception des dépenses, où les détails manquants pourront être saisis avant de poursuivre le processus.

Cet onglet permet d'ajouter des utilisateurs et de modifier leurs droits d'accès. Seuls les utilisateurs Admin peuvent modifier les autorisations dans le dossier Dépenses. Ces actions peuvent également être effectuées en suivant ce guide.

Il existe trois niveaux d'accès utilisateur pour les dépenses : Demandeur, Approbateur et Administrateur. Les dépenses peuvent être téléversées via les méthodes habituelles d'AutoEntry (site web, courriel ou application mobile). Les demandeurs ne voient que les reçus qu'ils ont eux-mêmes téléversés. Il est également possible de restreindre leur visibilité aux autres dossiers d'AutoEntry.

Selon votre niveau d'autorisations, certains onglets peuvent ne pas être visibles. Les demandeurs ne voient pas les téléversements d'autres utilisateurs et n'ont pas accès à l'onglet Utilisateurs ni à la section Révision. De même, les approbateurs et administrateurs ne peuvent voir les dépenses dans les onglets Dépenses ou Notes de frais tant qu'une note de frais n'est pas soumise pour approbation. Si nécessaire, un utilisateur AutoEntry peut avoir plusieurs autorisations (Demandeur, Approbateur, Administrateur) associées à son compte.

Vous trouverez des informations plus détaillées sur les autorisations utilisateur liées aux dépenses ici.

Une fois leurs dépenses téléversées, les demandeurs peuvent établir une note de frais et y joindre les reçus pertinents. Ils peuvent visualiser les dépenses individuelles et les marquer comme remboursables. Lorsque toutes les dépenses sont ajoutées à une note, cette dernière est soumise pour approbation. Le demandeur choisit alors l'approbateur requis, si nécessaire (ce qui permet de prendre en charge plusieurs équipes et approbateurs au sein d'une même entreprise). Important : Seules les notes de frais avec un total positif peuvent être soumises. Les totaux négatifs ne peuvent être transmis à un approbateur.

L'approbateur peut ensuite approuver ou rejeter la note. Si approuvée, elle est envoyée dans le dossier Achats pour publication dans votre logiciel comptable. Si rejetée, elle est renvoyée au demandeur.

Un guide complet sur la création de notes de frais se trouve ici.

Les notes de frais peuvent également être imprimées en format PDF si des signatures physiques sont requises.
​

Une fois la note de frais approuvée, AutoEntry la convertit en facture d'achat dans la boîte de réception des achats. Les dépenses individuelles sont listées comme postes de la facture. Toutes les dépenses de la note de frais apparaissent dans le dossier Achats avec la taxe incluse, accompagnées du sommaire des taxes extraites (le cas échéant). Cela permet de différencier les taux de taxe pour les postes taxables et non taxables.

Lors du téléversement via l'application mobile, les demandeurs peuvent sélectionner la catégorie de dépense à laquelle se rapporte la dépense. Ces catégories sont définies par le comptable, l’aide-comptable ou le titulaire du compte AutoEntry à partir de la page Gestion des listes. Elles correspondent aux comptes du grand livre auxquels chaque catégorie doit être affectée.

Vous trouverez également une courte vidéo sur l'utilisation de l'application mobile ici.

Vous avez perdu un reçu? Sous le bouton Ajouter des postes dans la boîte de réception, il est possible de créer manuellement une dépense lorsqu'un reçu original est introuvable. Vous trouverez ici des informations supplémentaires sur la création manuelle de dépenses.

Il est aussi possible d’ajouter des frais kilométriques à une note de frais. Les taux kilométriques applicables sont définis par le titulaire du compte AutoEntry à partir de la page Gestion des listes.

Un frais kilométrique affiche les détails du trajet (départ et destination), la distance parcourue et le tarif appliqué. Tous les détails figurent sur le poste de dépense individuel ainsi que dans le PDF de la note de frais.

Dernière mise à jour :

27 avril 2023