Si vous avez ajouté une dépense dans le dossier Notes de frais, il n’est pas possible de la publier directement dans le logiciel de comptabilité. Seules les factures dans Achats sont disponibles pour publication.
La publication des dépenses implique plusieurs acteurs et un procédé spécifique :
📌ASTUCE : Pour importer et publier une dépense qui ne nécessite pas d'approbation, importez là directement dans le dossier Achats.
Ajout des dépenses dans la note de frais
L'utilisateur ajoute les dépenses dans son profil, créée la demande de Note de frais et l'envoie pour approbation à un approbateur spécifique.
Importez la dépense dans le dossier Notes de frais.
Ajoutez la ou les dépenses à une Note de frais.
Envoyez la note de frais pour approbation.
Approbation de la note de frais et validation de l'achat
L'approbateur reçoit la Note de frais dans l'onglet Révision et vérifie celle-ci avant de l'approuver.
Une fois approuvées, les dépenses sont automatiquement déplacées vers le dossier Achats sous forme de factures.
Publication
Une fois la dépense dans le dossier Achats, la publication est alors possible est accessible par tous les utilisateurs ayant accès au dossier.
Une fois la dépense disponible dans Achats, il est nécessaire de la codifier.
Une fois les catégories sélectionnées, il est alors possible de la publier.
📌 ASTUCE : Il est possible d'activer la publication automatique pour publier la facture dès son transfert du dossier Notes de frais vers la boîte de réception Achats.
📎REMARQUE : Seul l'utilisateur ayant importé la dépense a accès à celle-ci dans le dossier Notes de frais. Une fois approuvée et disponible dans le dossier Achats, tous les utilisateurs ayant accès au dossier Achats auront accès.