Une fois l’extraction terminée, la facture apparaît alors dans la boîte de réception.
Il est alors nécessaire de vérifier le contact et attribuer une catégorie et un code de TVA pour chaque ligne avant de publier la facture.
Découvrez ci-dessous comment attribuer ces catégories et comment automatiser la sélection pour la prochaine fois.
Accès
Il est possible de saisir le nom, les codes et catégories directement depuis la liste des factures ou depuis le détail de la facture.
Depuis la boîte de réception
Accédez à la boîte de réception.
Depuis la liste des factures, remplissez les champs directement :
Depuis le détail d'une facture
Alternativement,
Accédez à une facture depuis l'onglet boîte de réception ou depuis l'onglet Activité.
Cliquez sur Visualiser.
Champs obligatoires
Les champs suivants sont obligatoires :
📎REMARQUE : Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, une erreur s'affichera au moment de la publication de la facture.
Compte du fournisseur / Compte du client
AutoEntry proposera automatiquement un contact à partir de la liste configurée dans les paramètres.
📌ASTUCE :
Si un contact n'est pas présent, il est possible de le rajouter directement depuis la facture.
Si le contact n'est pas le bon, il est possible de le modifier.
Catégorie
Renseignez ici la catégorie comptable à partir de la liste configurée.
Code de taxe
Renseignez le code approprié en fonction des taux configurés.
Code TPS/TVH (Canada)
Code de TVA (France)
📎REMARQUE : S'il manque beaucoup de codes ou contacts, vérifiez la configuration dans Gestion des listes et Contacts de l'entreprise. Si besoin, ajoutez, synchronisez ou réactivez les codes ou contacts. Il est nécessaire d'avoir l'autorisation "paramètres de l'entreprise" pour accéder à ces sections.
Automatisation
Pour éviter d'avoir à saisir manuellement ces codes à chaque fois, il est possible d'activer l'automatisation depuis les paramètres ou via l'option Mémoriser.
Mémoriser
Lors de l'ajout ou modification d'un code dans la facture d'achat, AutoEntry propose automatiquement de sauvegarder cette sélection. En mémorisant la sélection, celle-ci s'appliquera automatiquement la prochaine fois que le fournisseur est sélectionné. Cette sélection est configurée dans les paramètres du fournisseur.
Codes de taxes par défaut
Pour permettre à AutoEntry de renseigner automatiquement le code de TVA, activez les codes de TVA par défaut depuis les Paramètres de l'entreprise.
Ce paramétrage s’applique à l’ensemble des factures, sauf lorsqu’un réglage différent existe pour un fournisseur spécifique (voir ci-dessous).
Paramètres du fournisseur
Il est possible de configurer les codes et catégories par défaut pour un fournisseur spécifique depuis les paramètres du fournisseur. Une fois mis en place, ces codes sont renseignés automatiquement.