Découvrez ci-dessous comment configurer les différents paramètres de l'entreprise.
Accès
Accédez à la page d'accueil des dossiers de l'entreprise. (icône Accueil ou Dossiers)
Cliquez sur Paramètres de l'entreprise depuis le menu secondaire.
📎REMARQUE : Il est nécessaire d'avoir l'autorisation "paramètres de l'entreprise" pour accéder à cette section.
Détails de l'entreprise
Compte de facturation
L'adresse e-mail de l'utilisateur principal du compte de facturation associé à l'entreprise s'affiche ici.
📎REMARQUE : Ce champ est grisé et non modifiable. Pour changer l'e-mail de facturation, suivez le processus requis.
Raison sociale
Il est possible ici de modifier le nom de l'entreprise. S'il est intégré à un logiciel de comptabilité, il est nécessaire que le nom corresponde à celui utilisé votre logiciel de comptabilité.
📎REMARQUE : Si AutoEntry a été créé via Sage for Accountants, ce champ est grisé et non modifiable.
Emplacement de l'entreprise
Le pays est indiqué au moment de l'ajout de l'entreprise et grisé par la suite et non modifiable.
Devise
Indiqué au moment de l'ajout de l'entreprise, la devise permet de convertir automatiquement les factures en devise étrangère dans la devise locale.
📎REMARQUE : Il ne sera plus possible de modifier ce paramètre si :
Vous avez intégré AutoEntry à un logiciel de comptabilité
Les fichiers sont déjà téléchargés pour cette société
📌ASTUCE : Pour changer la devise, il est nécessaire de créer une nouvelle entreprise. Assurez-vous d'attribuer la bonne devise lors de sa création.
Il est possible de déplacer les factures déjà téléchargées depuis la première société vers la nouvelle. Il est alors possible de supprimer la compagnie d'origine.
📎REMARQUE : Si la devise n'est pas disponible, contactez l'assistance.
Format des dates
Définissez ici le format de date de préférence à utiliser lors de la publication des factures. Par exemple, JJ-MM-AA ou MM-JJ-AAAA, etc.
Paramètres comptables
Référence dans le logiciel de comptabilité
Définissez ici le numéro de référence à utiliser au moment de la publication dans votre logiciel de comptabilité.
Le numéro de facture pour utiliser le numéro de facture du document extrait.
Le code d'AutoEntry pour utiliser le numéro créé par AutoEntry pour chaque facture
Suggestion de comptes fournisseurs et clients
En activant cette option, AutoEntry comparera le nom extrait à la liste des fournisseurs. S'il y a une correspondance, AutoEntry remplit automatiquement le compte fournisseur / client avec ce compte.
📎REMARQUE : Une marque bleue permet de mettre en évidence les suggestions.
Non assujétti à la TVA (FR) - inscrit à TPS / TVH (CA)
Cochez cette option si votre entreprise n'est pas immatriculée et ne récupère pas les taxes.
Déclaration de la période de taxe
Cochez cette option pour étiqueter les factures pour la déclaration de la période de TVA.
Achats
Ces paramètres permettent de configurer les options par défaut pour les achats.
Codes TVA par défaut - Cette option permet de définir un code par défaut à utiliser lors de l'extraction des factures d'achat.
Date d'échéance par défaut - Cette option permet de définir l'échéance de paiement des factures d'achat avant de les publier dans votre logiciel de comptabilité.
Capture des postes (Canada) / Intégration des articles (France) - Cette option activera par défaut l'extraction de toutes les lignes lors du téléchargement des factures d'achat. Cette option requière 2 crédits par facture.
Ventes
Paramètres spécifiques aux factures de ventes :
Catégorie de ventes par défaut - Configurez ici le compte de catégorie par défaut à utiliser automatiquement pour toutes les factures de ventes.
Codes TVA par défaut –Cette option permet de définir un code par défaut à utiliser lors de l'extraction des factures de vente.
Capture des postes (Canada) / Intégration des articles (France) - Cette option activera par défaut l'extraction de toutes les lignes lors du téléchargement des factures de vente. Cette option requière 2 crédits par facture.
Notifications
Le courriel de notification permet de définir un ou plusieurs destinataires qui seront notifiés une fois un document traité.
Boîte aux lettres
Cette fonctionnalité permet d'envoyer par e-mail les documents à téléverser dans AutoEntry pour extraction sans avoir à se connecter dans le compte. Chaque dossier aura une adresse spécifique. AutoEntry génère automatiquement les adresses à partir du nom de l'entreprise. Il est possible de changer la configuration de ces adresses.
Personnaliser l'adresse de destination pour chaque dossier
Activer l'option pour traiter les pièces jointes comme un seul élément
Renseignements supplémentaires
Il est possible d'ajouter un code client personnalisé et un type de client sous le nom de l'entreprise dans la boîte de réception.
Préférences
Archiver les factures - Cette option permet d'archiver automatiquement les factures après leur publication.
Liens partagés - Cette option permet de définir un mode de partage des liens en interne ou public.
Afficher le numéro de facture - Affiche les numéros de facture dans la boîte de réception et le dossier Archives pour les achats et les ventes. Cela évite de cliquer sur la facture pour l'afficher.
Exiger des catégories de dépenses -
Gestion des fichiers
Cette option permet de demander à AutoEntry de supprimer automatiquement un fichier du dossier de gestion de fichiers une fois déplacé pour traitement.