Pour qu’une facture soit publiée automatiquement après son téléversement, les conditions suivantes sont nécessaires :
L’extraction réussit et le fichier apparaît dans la boîte de réception
Le système reconnaît le fournisseur
Le système applique les codes par défaut de ce fournisseur
L’intégration fonctionne correctement
Si un blocage survient à une étape du processus après le téléversement, la facture ne se publie pas automatiquement.
Statut de l'extraction
Quel est le statut du fichier dans le dossier Éléments traités dans l'onglet Activité ?
Si la facture ne se trouve pas dans la boîte de réception, le traitement et l'auto-publication ne seront pas possible.
Rejet
Si l’extraction échoue, le fichier est placé dans le dossier Rejeté au lieu de la boîte de réception.
Il est alors possible de déplacer le fichier vers la boîte de réception et le modifier manuellement.
Crédits insuffisants
Si le solde de crédits est nul, le fichier ne se déplacera pas vers la boîte de réception.
Vérifiez le solde de crédits du compte et ajoutez les crédits nécessaires pour libérer le fichier. Seul le propriétaire de l’entreprise a accès à la gestion de l'abonnement et l'ajout des crédits.
Codification
Une fois le fichier prêt et disponible, il est nécessaire que les données extraites correspondent aux codes par défaut dans les paramètres fournisseurs.
Concordance du compte fournisseur
Si le nom du fournisseur extrait de la facture ne correspond pas au nom dans AutoEntry, l'assignation par défaut ne sera pas possible.
Exemple :
nom extrait : « AutoEntry »
compte fournisseur : « AE »
Pour résoudre ce problème, modifiez le nom du fournisseur.
Concordance du taux de TVA
Le système applique les codes mémorisés en fonction du taux de TVA.
Si aucun code n’est configuré pour le taux présent sur la facture, l’attribution des codes échouera. Vérifiez les paramètres par défaut du fournisseur.
Problèmes d’intégration
En cas de problème avec l’intégration au logiciel comptable, la publication ne sera pas possible, que ce soit manuellement ou automatiquement.
Vérifiez l’état de l’intégration.
Une fois la connexion rétablie, republiez les factures.
Sage 50 / QuickBooks Desktop
Pour les comptes intégrés avec Sage 50 ou QuickBooks Desktop, il est crucial que l’application Desktop Sync App soit ouverte au moment de la publication.
Si l'application ne fonctionne pas à ce moment-là, la publication ne sera pas possible.
Pour cette raison, l’activation de la publication automatique n’est pas recommandée avec ces intégrations.
📌ASTUCE Vérifiez toutes les erreurs empêchant la publication d'une facture : Echec de publication vers votre logiciel comptable.