Ce guide est destiné aux clients invités à utiliser AutoEntry par le cabinet comptable. Ce guide concerne les comptes AutoEntry créés via Sage for Accountants en France.
A quoi sert AutoEntry ?
AutoEntry est un outil intégré à l'outil Sage for Accountants (SFA) destiné aux comptables et leurs clients.
Le produit permet de gérer les tâches suivantes, réparties entre le cabinet et le client :
Numérisation des factures de vente créées manuellement
Numérisation des achats et dépenses (sauf si reçus comme facture électronique)
Gestion des factures électroniques (A partir du 1er septembre 2026)
Récupération et comptabilisation des factures via l'intégration avec Génération Expert
Accès
Pour accéder au compte AutoEntry, il est nécessaire d'avoir reçu un e-mail d'invitation.
📎REMARQUE : Le cabinet aura effectué les démarches ci-dessous au préalable :
Activation du compte client depuis SFA.
Connexion à AutoEntry depuis Gestion des clients.
Invitation du client comme utilisateur secondaire.
E-mail d'invitation
Provenance : [email protected] Objet : vous êtes invité à AutoEntry.
Bonjour,
Vous avez été invité à AutoEntry par [email protected].
AutoEntry automatise la saisie des données en capturant avec précision toutes vos factures, reçus et relevés dans votre solution comptable. (Pour en savoir plus, visitez AutoEntry.com.)
Pour commencer à profiter de cet excellent service, inscrivez-vous dès maintenant.
Si vous ne vous inscrivez pas dans les 30 jours, vos renseignements seront automatiquement supprimés de nos systèmes. Vous pouvez également cliquer ici pour les supprimer immédiatement.
Cordialement,
L'équipe AutoEntry
📎REMARQUE : Cet e-mail d'invitation est générique et envoyé à tous les utilisateurs, quel que soit le type de compte. Dans le cadre de comptes créés via Sage for Accountants, ignorez la référence au site autoentry.com. Ce site ne gère que les comptes créés directement via AutoEntry et n'est pas traduit en français. En revanche, visitez le centre d'aide.
Activation du compte
Cliquez sur le lien d'inscription dans l'e-mail d'invitation.
Renseignez votre Prénom (First name) et Nom (Last name).
Dans le champ "Practice / company name", remplacez le nom du cabinet qui apparaît par défaut par le nom de votre entreprise.
Dans le champ "Company location", sélectionnez France.
Dans le champ "User Business Type", sélectionnez "Small/medium Business" (PME - Petites et moyennes entreprises)
📎REMARQUE : Cette option n'aura pas d'impact sur les fonctionnalités du compte et peut être ignorée si l'option "Accountant"(cabinet) est sélectionnée par erreur.
Continuez.
Créez ensuite le mot de passe et confirmez.
⚠️REMARQUE : La page d'inscription est actuellement en anglais en attente de traduction. Veuillez nous excuser pour ce désagrément.
Une fois inscrit, le compte s'ouvrira automatiquement.
Connexion
Une fois inscrit, connectez vous via data.autoentry.com et utilisez l'option "Connexion" par défaut.
(L'option Connexion avec Sage ne concerne pas les utilisateurs invités)
Démarrage
Navigation
Une fois dans le compte, familiarisez vous avec les différentes sections disponibles.
Consultez - Navigation - clients cabinet.
Mise en place
Configuration
La configuration du compte est en principe gérée par le cabinet. Il est cependant possible d'obtenir l'accès aux paramètres. En savoir plus.
📎REMARQUE : Pour avoir accès aux paramètres de l'entreprise, contactez le cabinet pour confirmer la gestion des tâches respectives.
Inscription à la plateforme agrée
Le cabinet gère exclusivement l'inscription à la Plateforme Agrée (PA) de Sage, permettant de gérer les factures électroniques.
📎REMARQUE : Le paramètre "Facturation électronique" ne sera pas disponible dans le profil du client même si l'autorisation Paramètres de l'entreprise a été octroyé au client.
Traitement - Aperçu
Le traitement va dépendre du type de document et la méthode choisie.
Factures de ventes : Création en dehors de AutoEntry > Téléchargement et extraction > Envoi de la facture électronique au client.
Factures électroniques d'achat : Réception directe dans AutoEntry via la Plateforme Agrée.
Autres achats : pour toutes autres achats non gérés via la PA, suivez le même procédé d'extraction utilisé pour les factures de vente. (Tickets de caisse, fournisseurs non immatriculés, achats intracommunautaires, etc.)
Dépenses : Il existe deux méthodes pour gérer les dépenses :
> Achats : Téléchargez les factures et reçus directement dans le dossier Achats si ces dépenses n'ont pas besoin d'être approuvées.
> Notes de frais : Téléchargez les reçus dans le dossier Notes de frais pour approbation. Une fois les notes de frais approuvées, elles sont envoyées comme factures dans le dossier Achats.
Téléchargement et Extraction
L'extraction est nécessaire pour gérer les factures de ventes et les dépenses non reçues via la plateforme agrée. Il est également possible de numériser les relevés bancaires et relevés fournisseurs si besoin.
Pour extraire les documents, consultez Ajout des documents à extraire pour vous familiariser avec le procédé.
Avant de télécharger les documents, consultez le Format requis pour éviter des erreurs et rejets. Tous les documents extraits seront décomptés.
Une fois prêt, connectez vous et cliquez sur Télécharger un document.
Sélectionnez le dossier approprié en fonction du type de document :
Ventes, Achats, Notes de frais, Relevés bancaires ou Relevés fournisseurs.
📌ASTUCE : Alternativement, il est possible d'envoyer les documents à extraire par e-mail sans avoir à se connecter au compte.
Vérifiez la progression de l'extraction depuis l'onglet Activité.
Si besoin, vérifiez les rejets éventuels.
Traitement
Boîte de réception :
Une fois le fichier disponible, celui-ci apparaîtra dans la boîte de réception du dossier approprié pour traitement.
Si le fichier a été téléchargé manuellement, il apparaîtra dans l'onglet Téléchargements, sauf dans le cas de rejet
Si une facture fournisseur a été reçue via la PA, elle apparaîtra dans l'onglet factures électroniques reçues
Factures de ventes :
Une fois extraite, envoyez la facture électronique depuis l'onglet Ventes > Boîte de réception > Téléchargements. En savoir plus.
Factures électroniques d'achats :
Acceptez ou refusez les factures reçues depuis l'onglet Achats > Boîte de réception > Factures électroniques reçues. En savoir plus.
Codification et publication (optionnel)
En fonction de la répartition des tâches avec le cabinet, codifiez les transactions avant la publication vers Génération Expert. (Optionnel)
Archivage
L'archivage permet de déplacer les factures traitées dans le dossier Archive.
📌ASTUCE : Si les tâches sont partagées, il peut être utile d'envoyer les factures réglées mais non publiées vers l'archive. Le cabinet peut alors gérer la codification et la publication depuis cet onglet séparément et filtrer par statut.
Aide
Consultez les ressources disponibles depuis le centre d'aide. En particulier :
Prise en main d’AutoEntry (Vidéo tutorielle)
Paramétrage (si activé par le cabinet)
Traitement des factures : Achats et Ventes
Traitement des notes de frais (si activé par le cabinet)
Traitement des Relevés bancaires (si activé par le cabinet)
Gestion des fichiers (Si activé par le cabinet)
Intégration avec GE (Visible avec l'option Paramètres de l'entreprise)
📎REMARQUE : La base de connaissance regroupe les articles pour plusieurs régions et plusieurs types d'intégrations. (Notamment France et Canada).
Les fonctionnalités sont en majorités les mêmes. Seuls les champs pour la codification des factures diffèrent légèrement.
La gestion des abonnements et l'ajout d'entreprises dans AutoEntry ne concerne pas les utilisateurs Sage for Accountants. Ces articles s'appliquent aux utilisateurs ayant créé un compte directement via autoentry.com.